Suomi.fi-viestien hyötyarvio: asiakasmaksu- ja päätösasiakirjat

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue toimittaa asiakasmaksu- ja päätösasiakirjat Suomi.fi-viesteihin

Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella Suomi.fi-viestejä hyödynnetään tällä hetkellä erityisesti Effector-järjestelmän kautta lähtevissä

• palvelusetelipäätöksissä
• henkilökohtaisissa apuvälinemaksusitoumuksissa
• apuvälineisiin liittyvissä palautuskehotuksissa.

Palvelusetelipäätösten mukana voidaan lähettää myös päätökseen liittyviä liitteitä, kuten tuottajaluetteloita sekä oikaisu- ja muutoksenhakuohjeita.

Apuvälinepuolella Suomi.fi-viestejä käytetään muun muassa tilanteissa, joissa asiakkaalla on lainaamansa apuvälineet myöhässä ja hänelle lähetetään automaattinen palautuskehotus.​

Laadulliset hyödyt

Hyödyt organisaatiolle​

Prosessin nopeutuminen ja manuaalisten työvaiheiden poistuminen​

• Suomi.fi-viestit nopeuttavat päätös- ja asiakirjaprosessin läpimenoa. ​
• Päätöksen lähettämiseen liittyvä manuaalinen työ poistuu. Aiemmin työntekijän piti muistaa seurata, milloin päätös oli allekirjoitettu, tulostaa se, liittää oikeat asiakirjat, kuorittaa ja postittaa se. Uudessa mallissa päätös lähtee automaattisesti, kun se on tehty ja tallennettu.​
• Toimintamalli selkeytyy, kun järjestelmä tekee tarkistuksen asiakkaan Suomi.fi-asetusten perusteella (sähköinen vai paperinen toimitus). ​

Laadun parantuminen ja unohdusten väheneminen​

• Automaatio vähentää riskiä siitä, että päätös jää lähettämättä inhimillisen unohduksen takia. Tämä parantaa prosessin laatua ja ennakoitavuutta. ​

Skaalautuvuus​

• Suurissa volyymeissä Suomi.fi-viestien hyöty kasvaa huomattavasti. Palautuskehotusten ensimmäisen yön lähetysmäärä oli yli 30 000 kirjettä. Tällaisen määrän tulostaminen, kuorittaminen ja lähettäminen manuaalisesti olisi ollut käytännössä jopa mahdotonta. Suomi.fi-viestit ovat siis mahdollistaneet sellaisia prosesseja, joita ei ilman sähköistä ja automatisoitua lähettämistä välttämättä olisi otettu käyttöön lainkaan.​

Yhteydenottojen väheneminen​

• Aiemmin asiakas saattoi soittaa ja kysyä, milloin päätös saapuu, vaikka organisaatiossa nähtiin sen olevan jo postitettu. Sähköisessä mallissa asiakas voi saada tiedon nopeammin, mikä vähentää epävarmuutta ja tarvetta tiedusteluihin.​

Hyödyt ammattilaisille​

Työn koettu mielekkyys​

• Erityisesti sihteerityössä muutos koettiin myönteisenä, koska kyseessä oli uudistus, joka ei lisännyt työtä vaan poisti yhden työvaiheen. Muutos koettiin ainakin osittain konkreettisesti työtä keventävänä.​

Etätyön mahdollistuminen​

• Kun päätösten lähettäminen ei edellytä tulostamista, kuorittamista tai fyysistä postitusta, osa työstä voidaan hoitaa aiempaa riippumattomammin toimipisteestä.​
• Tämä lisää työn joustavuutta erityisesti niissä rooleissa, joita paperisten lähetysten käsittely on aiemmin sitonut toimistolle.​

Manuaalisten työvaiheiden poistuminen​

• Päätöksen lähettämiseen liittyvä manuaalinen työ poistuu tai vähenee, mikä vähentää rutiinityötä ja vapauttaa aikaa varsinaiseen asiakas- ja asiantuntijatyöhön.​

Hyödyt asiakkaille​

Nopeampi tiedonsaanti​

• Suomi.fi-viestien kautta päätös voi olla asiakkaan nähtävillä jo seuraavana päivänä sen jälkeen, kun päätös on tehty ja järjestelmä on ajanut lähetyksen yön aikana.​ Paperipostissa päätöksen saapuminen voi kestää jopa kaksi viikkoa.
• Tällä on erityistä merkitystä tilanteissa, joissa asiakas odottaa päätöstä saadakseen palvelun käyttöönsä.​

Parempi saatavuus ja asiakirjojen säilyminen​

• Asiakkaan näkökulmasta asiakirjat ovat tallessa Suomi.fi-palvelussa. Tämä parantaa asiakirjojen käytettävyyttä verrattuna paperiseen päätökseen, joka voi unohtua kotiin, kadota tai olla vaikeasti löydettävissä.​

Taloudelliset hyödyt

Taloudellista hyötyä kertyi vuoden aikana palvelupäätöksiin, maksusitoumuksiin ja apuvälinehankintoihin liittyen yhteensä 46 000 €.

Kustannussäästöt liittyen palvelupäätöksiin ja maksusitoumuksiin​

Taloudellista hyötyä kertyi vuoden aikana yhteensä​ 16 100 €​.

• Taloudelliset hyödyt muodostuvat palvelupäätösten ja maksusitoumusten lähettämisen tehostumisesta sekä paperipostin kustannusten vähenemisestä. Suomi.fi-viestit vähentävät manuaalisia työvaiheita, kuten tulostamista, kuorittamista, postittamista ja lähetyksen kirjaamista. Lisäksi sähköinen toimitus vähentää postituksesta aiheutuvia kustannuksia.​
• Kokonaisuutena vuotuinen hyöty on arviolta 13 900 €, josta 11 000 € liittyy työn tehostumiseen ja 4200 € postituskustannusten säästöihin.​

Jos Suomi.fi-viestien määrä ja sähköisten viestin osuus jatkaa nousuaan samassa suhteessa, olettaen vuodelle 2027 61 % sähköisten Suomi.fi-viestien osuuden (vrt. 24 % vuonna 2025) on postituskustannusten säästö yksinään 39 800 €.​

Kustannussäästöt apuvälinehankinnassa

Taloudellista hyötyä kertyi vuoden aikana yhteensä​ 29 900 €.

• Laskennallinen vältettyjen hankintojen määrä on noin 232 apuvälinettä kahdessa vuodessa.
• Taloudelliset hyödyt apuvälineiden osalta muodostuvat erityisesti apuvälinekierron tehostumisesta ja sitä kautta uusien hankintojen tarpeen vähenemisestä. Automaattiset palautuskehotukset aktivoivat asiakkaita palauttamaan apuvälineitä, jolloin olemassa olevaa välinekantaa voidaan hyödyntää tehokkaammin uusille asiakkaille. Tämän seurauksena lainausmääriä on pystytty palvelemaan aiempaa pienemmällä uusien rollaattorien ja pyörätuolien tilausmäärällä.