Suomi.fi-viestien hyötyarvio: tietopyynnöt

Hyötyarvio: Pirkanmaan hyvinvointialue hyödyntää Suomi.fi-viestejä tietopyyntöprosessissa

Pirkanmaan hyvinvointialue hyödyntää Suomi.fi‑viestejä sekä tietopyyntöjen vastaanottamiseen että vastauksien toimittamiseen.

• Asiakkaat tekevät tietopyynnöt sähköisesti OmaPirhan kautta, josta ne siirtyvät suoraan asianhallintajärjestelmään käsiteltäväksi.
• Vastaukset voidaan toimittaa asiakkaalle Suomi.fi‑viestien kautta, jolloin vältetään paperin käsittelyyn liittyviä työvaiheita.​
• Keskustelun perusteella sähköinen toimintamalli on vakiintunut käyttöön, ja suuri osa tietopyynnöistä tulee jo sähköisesti. Sähköisen asioinnin nähtiin vähentävän manuaalista työtä erityisesti arkisto- ja tietopalvelutehtävissä, koska pyyntöjä ei tarvitse vastaanottaa, skannata tai käsitellä paperimuodossa. Lisäksi tiedot liikkuvat sähköisesti organisaation sisällä ilman fyysistä postitusta.

Sähköinen toimintamalli on vakiintunut käyttöön ja suuri osa tietopyynnöistä tulee jo sähköisesti. Sähköisen asioinnin nähtiin vähentävän manuaalista työtä erityisesti arkisto- ja tietopalvelutehtävissä, koska pyyntöjä ei tarvitse vastaanottaa, skannata tai käsitellä paperimuodossa. Lisäksi tiedot liikkuvat sähköisesti organisaation sisällä ilman fyysistä postitusta.

Laadulliset hyödyt

Organisaatiolle​

Prosessin nopeutuminen ja manuaalisten työvaiheiden poistuminen​

• Paperisten tietopyyntöjen käsittelyyn liittyvä skannaus- ja tallennustyö poistuu, kun pyynnöt saapuvat sähköisesti.​
• Tietopyyntöjen käsittely nopeutuu, kun asia voidaan ohjata sähköisesti eri käsittelijöille ilman fyysistä postitusta. Tämä mahdollistaa pyyntöjen siirtämisen eri toimipisteiden ja asiantuntijoiden välillä sähköisesti.​

Parempi palvelukyky erityistilanteissa​

• Turvakieltoasiakkaiden viestintä voidaan hoitaa turvallisesti ilman organisaation sisäisiä postitusvaiheita. Nykyinen paperiprosessi sisältävää useita välivaiheita ja sisäistä postitusta, jotka sähköinen viestintä poistaa​
• Viranomaisilta saapuvien viestien vastaanotto voidaan toteuttaa sähköisesti ilman paperipostin skannaamista asianhallintaan. Tämä nostettiin yhdeksi hyödyksi esimerkiksi uuden lupa- ja valvontaviraston viestinnässä. ​

Ammattilaisille​

Työmäärän väheneminen​

• Toimintamalli on vähentänyt tietopalvelutyön kuormitusta. Henkilöstö on kokenut tietopalvelutyön tehostuneen sähköisyyden myötä. ​
• Työn keveneminen näkyy erityisesti arkistopalveluissa, joissa suuri osa tietopyyntöjen käsittelystä tapahtuu.​

Resurssien kohdentaminen tuottavampaan työhön​

• Tietopalveluihin tarvittava työpanos on vähentynyt, minkä seurauksena henkilöstöä voidaan käyttää muihin tehtäviin. Tietopalveluihin kohdistuva resurssitarve on pienentynyt ja resursseja on voitu kohdentaa muuhun työhön.​

Joustavampi yhteistyö asiantuntijoiden välillä​

• Asiantuntijoiden ei tarvitse odottaa paperisten asiakirjojen siirtymistä yksiköstä toiseen. Ilman sähköistä järjestelmää tietopyyntöjä koskevat tiedot liikkuisivat sisäisenä postina ja käsittely hidastuisi merkittävästi.

Asiakkaille​

Parempi asiakirjojen käytettävyys ja löydettävyys​

• Asiakas saa tietopyynnön vastaukset sähköisessä muodossa, mikä helpottaa tiedon hakemista ja hyödyntämistä erityisesti laajoissa aineistoissa. Esimerkiksi tuhansien sivujen lokitietoaineistosta tietojen etsiminen on sähköisessä PDF-muodossa helpompaa kuin paperisista asiakirjoista.​
• Asiakas voi myös säilyttää aineistot omassa tietoturvallisessa sähköisessä ympäristössään.​

Nopeampi tiedonsaanti​

• Sähköinen toimitustapa lyhentää asiakkaan odotusaikaa verrattuna paperiseen postitukseen. Esimerkiksi turvakieltoasiakkailla sähköisen toimitus tapahtuu minuuteissa, kun taas paperiprosessissa käsittely ja sisäinen postitus voivat kestää päiviä.​

Turvallinen asiointi​

• Vahva tunnistautuminen varmistaa asiakkaan henkilöllisyyden tietopyyntöä tehtäessä. Tietopyyntöjä ei voida käsitellä sähköpostitse, koska lähettäjän henkilöllisyyttä ei voida luotettavasti tunnistaa.​

Taloudelliset hyödyt

Taloudellista hyötyä kertyi vuoden aikana kyseisistä tarkastelukohteista yhteensä 20 700 €.

Kustannussäästöt liittyen työn tehokkuuden parantamiseen tietopyynnöissä

Taloudellista hyötyä kertyi vuoden aikana yhteensä​ 11 200 €.

• Taloudelliset hyödyt muodostuvat, kun tietopyynnöt siirtyvät suoraan sähköiseen käsittelyyn ilman paperisten asiakirjojen tulostamiseen, skannaamiseen tai manuaaliseen välittämiseen liittyviä työvaiheita.
• Tietopyyntöjä voidaan käsitellä ja ohjata sähköisesti eri asiantuntijoiden ja toimipisteiden välillä, mikä vähentää hallinnollista työtä ja vapauttaa työaikaa varsinaiseen asiantuntijatyöhön. ​
• Hyödyt kohdistuvat erityisesti arkistopalveluihin sekä tietopyyntöjä käsitteleviin asiantuntija- ja hallinnollisiin rooleihin.​

Kustannussäästöt postituskustannuksista tietopyynnöissä​

Taloudellista hyötyä kertyi vuoden aikana yhteensä 5900 €.

• Postituskustannukset vähenevät, kun tietopyyntöihin liittyviä vastauksia toimitetaan Suomi.fi-viestien kautta sähköisesti paperipostin sijaan. Sähköinen toimitus poistaa tulostamiseen, kuorittamiseen ja postitukseen liittyvät kustannukset niissä tapauksissa, joissa vastaanottaja käyttää Suomi.fi-viestejä.
• Lisäksi kustannussäästöjä syntyy myös paperipostina toimitettavissa viesteissä, sillä DVV:n TKJ-kuorituspalvelu mahdollistaa tulostuksen, kuorituksen ja postituksen keskitetysti hyvinvointialueen omaa postitusprosessia kustannustehokkaammin. ​
• Taloudelliset hyödyt muodostuvat siten sekä sähköisen toimitusasteen kasvusta että TKJ-palvelun tuomista postituksen yksikkökustannusten alenemisista.​