Organisaation kuvaamisen ohjeet
Palvelutietovarannossa jokainen palvelu ja asiointikanava kuuluu jollekin organisaatiolle. Organisaatio on PTV:ssä taustatieto, joka kertoo, mikä organisaatio vastaa palvelusta tai asiointikanavasta tai tuottaa palvelua.
Organisaatiotieto ei ole sama kuin palvelupaikkatieto. Kaikki käyntiasiointipaikat kuvataan palvelupaikkatyyppiä oleviksi asiointikanaviksi.
Organisaatio muodostuu PTV:hen luonnostilaan, kun organisaatiolle on myönnetty PTV:n käyttölupa ja joku organisaation PTV-käyttäjistä kirjautuu PTV:hen ensimmäisen kerran.
Kun organisaatiosi aloittaa PTV:n käytön, täytä ihan ensimmäiseksi organisaatiolle pakolliset tiedot alla olevien ohjeiden mukaan ja julkaise se. Voit julkaista oman organisaatiosi muita sisältöjä vasta sitten kun olet julkaissut organisaation.
Julkaise organisaatio kaikilla kielillä, joilla aiot tuottaa palvelu- tai asiointikanavakuvauksia. Jos siis kuvaat palvelutietoja ruotsiksi, englanniksi, pohjoissaameksi, inarinsaameksi tai koltansaameksi, julkaise myös organisaatio näillä kielellä.
Paina etusivulla Hae-painiketta.
Saat hakutulokseen oman organisaatiosi. Avaa se klikkaamalla nimeä.
Paina Muokkaa-painiketta.
Eteesi avautuu sivu, jolle voit täyttää organisaation tietoja. Tiedot ovat pakollisia, ellei kenttää ole merkitty (valinnainen)-tiedolla.
Jos haluat keskeyttää tallentamatta, paina Keskeytä-painiketta sivun alussa tai lopussa. Mikään tekemäsi ei tallennu.
Nimi
Voit muokata nimeä, jonka annoit organisaatiolle aiemmin.
Voit tarpeen tullen antaa organisaatiolle vaihtoehtoisen nimen, joka ei ole virallinen nimi. Rastita Vaihtoehtoinen nimi -ruutu ja kirjoita nimi. Nimi voi olla vaikkapa organisaatiosi epävirallinen nimi tai jokin nimitys, jota asiakkaat organisaatiostasi yleisesti käyttävät.
Jos haluat, että vaihtoehtoinen nimi näytetään organisaatiosi nimenä virallisen nimen sijaan, rastita “Käytä tätä nimeä organisaation palveluiden yhteydessä organisaation ensisijaisena nimenä” -ruutu.
Y-tunnus
Anna organisaation Y-tunnus. Jos et muista sitä, voit hakea Y-tunnuksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ). Tarkista myös organisaation käytäntö: joillakin organisaatioilla on vain yksi yhteinen Y-tunnus, toisilla myös alaorganisaatioilla on omat Y-tunnuksensa.
Varmista, että annat alaorganisaatiolle oikean Y-tunnuksen. Huomioi tunnuksen oikea muoto: seitsemän numeroa, väliviiva ja tarkistusmerkki (1234567-8).
Tiivistelmä
Kirjoita Tiivistelmä-kenttään asiakaslähtöinen tiivistelmä organisaatiosi kuvauksesta. Tiivistelmä voidaan esittää esimerkiksi hakutuloksessa, kuten Suomi.fi-verkkopalvelussa tehdään. Tiivistelmä ei saa olla kopio organisaatiosi nimestä. Tiivistelmä voi olla helpompaa kirjoittaa vasta kun olet kirjoittanut kuvaustekstin.
Kuvaus
Kerro Kuvaus-kentässä organisaatiostasi selkeällä yleiskielellä siten, että asiakas ymmärtää. Kirjoita lyhyesti siitä, mikä tämä organisaatio on ja mitä se tekee organisaation palveluita käyttävän asiakkaan näkökulmasta. Älä mainosta, vaan kuvaa neutraalisti organisaation ydintehtävä.
Älä kirjoita organisaation kuvaukseen osoitteita, puhelinnumeroita tai verkko-osoitteita.
Voit jakaa tekstiä kappaleisiin, käyttää luettelomerkkejä ja väliotsikoita.
Kenttään mahtuu korkeintaan 2500 merkkiä, mutta yleensä lyhyet tekstit ovat käyttäjän kannalta parempia. Jos tekstistäsi tulee pitkä, lisää väliotsikoita, käytä luetteloita ja tarkista vielä kerran, voisitko kertoa asian lyhyemmin.
Organisaatiotyyppi ja aluetieto
Valitse Organisaatiotyyppi-valikosta organisaatiosi tyyppi.
Julkiset palveluntarjoajat voivat valita organisaatiotyypikseen jonkin vaihtoehdoista:
- valtio
- maakunta
- alueellinen yhteistoimintaorganisaatio (kuten hyvinvointialue)
- kunta.
Yksityiset palveluntuottajat voivat valita organisaatiotyypin vaihtoehdoista:
- järjestöt ja yhteisöt
- yritykset.
Organisaatiotyyppi-kohdassa tekemäsi valinnan mukaan lomakkeelle aukeaa aluetietokohta. Valitse maantieteellinen alue, jolla organisaatio pääsääntöisesti tarjoaa palveluja.
Jos valitsit organisaatiotyypiksi Kunta, valitse myös kunnan nimi.
Jos valitsit organisaatiotyypiksi Alueellinen yhteistoimintaorganisaatio, aluetiedoissa on valittuna Rajattu alue ja voit valita kuntia, maakunnan, yrityspalvelujen seutualueen tai hyvinvointialueen tai useita näistä.
Jos valitsit organisaatiotyypiksi Valtio, Järjestöt ja yhteisöt tai Yritykset, valittavissa ovat seuraavat vaihtoehdot:
- Koko maa
- Koko maa paitsi ei Ahvenanmaa
- Rajattu alue (valittavissa kunta, maakunta, yrityspalvelujen seutualue tai hyvinvointialue tai näiden yhdistelmä).
Organisaatiolle valittu alue tulee esitäytettynä organisaatiolle luotuihin palveluihin ja asiointikanaviin, mutta sisältöjen aluetietoja voi tarvittaessa muuttaa ja tarkentaa.
Sijainti
Organisaation tarkentavat tiedot -kohdassa voit antaa organisaatiosi päätoimipaikan sijaintitiedot. Tieto ei ole pakollinen. Jos varsinaista päätoimipistettä ei ole, voit siis jättää tiedot tyhjäksi. Pelkän postiosoitteen voit merkitä Yhteystiedot-otsikon alla.
Täytä kadunnimi, osoitenumero ja postinumero- ja toimipaikka. PTV hakee osoitetiedot Postin tietokannasta: järjestelmä tunnistaa kadunnimet ja postinumerot ja tarjoaa niitä. Voit valita tarjotun kadunnimen tai postinumeron siirtymällä siihen ja painamalla enteriä. Vaihtoehtoisesti voit valita kadunnimen tai postinumeron hiirellä klikkaamalla.
Kun olet syöttänyt osoitteen, karttanasta sijoittuu oikeaan sijaintiin. Voit siirtää karttanastaa käsin esimerkiksi pääsisäänkäynnin kohtaan.
"Osoitteen lisätieto" -kenttään voit tarvittaessa kirjottaa tekstimuodossa osoitetta täsmentävän tiedon esim. "Oikeus- ja poliisitalo".
Huomaathan, että organisaation käyntiosoitteen sijaintia ei esitetä karttanäkymässä Suomi.fi-verkkopalvelussa organisaation tietojen yhteydessä. Karttanäkymä tarjotaan loppukäyttäjille toistaiseksi ainoastaan palvelupaikkojen yhteydessä.
Yhteystiedot
Yhteystiedot-kohdassa voit antaa erilaisia organisaatiosi yleisiä yhteystietoja. Paina Lisää uusi yhteystieto -painiketta.
Valitse ensin, minkä tyyppisen yhteystiedon haluat täyttää. Voit lisätä näitä erityyppisiä yhteystietoja rajattomasti Lisää uusi yhteystieto -painikkeesta.
Postiosoite: anna Suomessa sijaitseva organisaation postiosoite katuosoitteena tai postilokero-osoitteena. "Osoitteen lisätieto" -kenttään voit tarvittaessa kirjoittaa tekstimuodossa osoitetta täsmentävän tiedon. Tarvittaessa voit antaa myös ulkomaisen osoitteen tekstimuodossa. Voit antaa useita postiosoitteita Uusi postiosoite -linkistä.
Puhelinnumero: Anna puhelinnumerotiedot sivun Miten kuvaan puhelinasioinnin? - ohjeiden mukaisesti.
Sähköpostiosoite: Kirjoita organisaation yleinen sähköpostiosoite, esim. kirjaamoon tai asiakaspalveluun. Voit myös tarvittaessa antaa sähköpostiosoitteelle lisätiedon, jolla voit tarkentaa, minne sähköposti organisaatiossasi ohjautuu. Lisätietoa ei kuitenkaan tarvitse antaa, jos osoite itsessään on selkeästi ymmärrettävä, esim. kirjaamo@virasto.fi.
Verkkolaskuosoite: Täydennä organisaatiosi verkkolaskutiedot eli verkkolaskuosoite, välittäjätunnus eli verkkolaskuoperaattorin tunnus sekä mahdolliset lisätiedot, esimerkiksi verkkolaskuoperaattorin nimi.
Verkkosivu: Anna verkkosivulle lyhyt, kuvaava nimi, joka voidaan esittää käyttäjille. Anna verkkosivun tarkka verkko-osoite ja muista aloittaa osoite aina http:// tai https://.
Kun olet valmis paina, Tallenna luonnoksena -painiketta.
Paina seuraavaksi Julkaise-painiketta. Voit julkaista tiedot heti tai ajastaa julkaisun tiettyyn päivämäärään.
Kun haluat muokata pää- tai alaorganisaation tietoja, hae organisaatio etusivun haulla.
Paina Muokkaa rajauksia -painiketta ja rajaa haussa sisältötyypiksi organisaatio ja organisaatioksi oma pääorganisaatiosi tai sen alaorganisaatio. Paina Rajaa hakua –painiketta.
Klikkaa hakutuloksista oikeaa organisaatiota, tai ainoaa organisaatiota, jos organisaatiollasi ei ole alaorganisaatioita PTV:ssä.
Paina Muokkaa-painiketta.
Tee tarvittavat muutokset ja paina Tallenna luonnoksena -painiketta.
Paina Julkaise-painiketta. Voit ajastaa julkaisun tiettyyn päivämäärään tai julkaista heti.
Organisaatiot voivat itse luoda PTV:hen alaorganisaatioita. Vain organisaation pääkäyttäjällä on oikeus luoda alaorganisaatioita.
Alaorganisaatio on hierarkiassa pääorganisaation alle luotava alaorganisaatio, jonka luomiseen ei tarvita käyttölupaa. Alaorganisaation täytyy olla joko pääorganisaation hallinnollinen ja operatiivinen osa tai pääorganisaation täysin omistama yhtiö tai liikelaitos.
Alaorganisaatioita on mahdollista luoda korkeintaan viisi tasoa pääorganisaation alapuolelle. Organisaatiohierarkia kannattaa kuitenkin pitää niin ohuena kuin mahdollista.
Alaorganisaatioita luodaan yleensä, kun
- palveluita etsivälle asiakkaalle on erityistä hyötyä nähdä palvelun vastuuorganisaationa juuri kyseinen alaorganisaatio pääorganisaation sijaan
- organisaatiolle on tarpeellista saada Palvelutietovarannosta raportointitietoa alaorganisaatiokohtaisesti.
Alaorganisaation tiedot tulee antaa kaikilla niillä kielillä, joilla sille aiotaan kuvata palveluita ja asiointikanavia.
Kun olet organisaatiosi pääkäyttäjä ja haluat lisätä alaorganisaation, paina Lisää-painiketta ja valitse valikosta Organisaatio.
Valitse ensimmäiseksi kieli, jolla kuvaat alaorganisaation. Kielivalinta aktivoi kentät tietojen antamiseen. Anna alaorganisaatiolle nimi niillä kielillä, joilla haluat organisaation luoda. Voit muokata nimeä myöhemmin. Voit luoda kaikki kieliversiot luonnoksina heti tai lisätä kieliversioita tarvittaessa myöhemmin.
Paina Lisää organisaatio -painiketta.
Kun teet oman organisaatiosi alle uutta alaorganisaatiota, pudotusvalikossa on oletusarvona pääorganisaatio, johon käyttäjätunnuksesi on kytketty. Voit tarvittaessa valita pudotuslaatikosta oman organisaatiosi hierarkiasta myös jonkin jo luoduista alaorganisaatioista ja luoda uuden alaorganisaation sen alle.
Etene seuraavaksi Miten täydennän ja julkaisen organisaation tiedot? -kohdassa olevan ohjeen mukaan.
Organisaation nimenvaihto- tai yhdistymistilanteissa palveluja tai asiointikanavia ei tarvitse kuvata uudelleen. Eri tilanteisiin on helppoja ratkaisuja.
Organisaation nimi muuttuu
Jos organisaatiosi nimi muuttuu, voit muuttaa nimen itse PTV-käyttöliittymässä. Uusi nimi päivittyy automaattisesti palveluiden ja asiointikanavien organisaatioksi.
Organisaatio sulautuu toiseen
Jos organisaatiosi yhdistyy toisen organisaation kanssa, Digi- ja väestötietoviraston järjestelmäpääkäyttäjät voivat siirtää lakkautettavan organisaation palvelut ja kanavat toisen organisaation alle. Pyydä tätä osoitteesta ptv-tuki@dvv.fi.
Tällöin palveluiden ja kanavien ID:t eivät muutu, eikä mitään tietoja menetetä.
Kaksi organisaatiota muodostaa kokonaan uuden organisaation
Jos kaksi organisaatiota yhdistyy ja muodostaa uudella nimellä organisaation, on helpointa muuttaa ensin toisen organisaation nimi uudeksi nimeksi. Sen jälkeen voit pyytää Digi- ja väestötietoviraston järjestelmäpääkäyttäjää siirtämään tarpeettomaksi jääneen organisaation palvelut ja kanavat uudennimisen organisaation alle ja arkistoimaan tarpeettoman organisaation. Pyydä tätä osoitteesta ptv-tuki@dvv.fi.
Huomaathan, että on aina organisaation omien ylläpitäjien tehtävä päivittää organisaation nimi niihin vapaatekstikenttiin, joihin se on kirjoitettu itse. Jos esimerkiksi toimintaohjeet-kentässä on kirjoitettuna organisaation nimi, se pitää korjata uudeksi itse.
Palvelutietovarannossa on mahdollista myös kopioida itse palveluita ja asiointikanavia organisaatiolta toiselle. Kopioimalla liitokset eivät kuitenkaan tule mukana. Kopiointia kannattaakin käyttää esimerkiksi silloin, kun haluat ottaa jonkin palvelun tai kanavan pohjaksi toiselle lähes samanlaiselle sisällölle.
Jos olemassa oleva palvelu tai asiointikanava siirtyy kokonaan toisen organisaation vastuulle, palvelu- ja asiointikanavakuvaukset on mahdollista siirtää toisen organisaation sisällöiksi. Näin palveluista vastuun ottavan organisaation ei tarvitse kuvata samoja palveluita ja asiointikanavia uudelleen.
Kun palveluita ja/tai asiointikanavia on siirtymässä toisen organisaation vastuulle, ota yhteyttä osoitteeseen ptv-tuki@dvv.fi ja pyydä, että sisällöille merkitään uusi päävastuuorganisaatio. Vain DVV:n järjestelmäpääkäyttäjillä on oikeus tehdä muutos.