Järjestelmätoimittaja, huomioi nämä asiat Suomi.fi-viestien integraatiossa

Vuodesta 2026 lähtien viranomaisviestintä muuttuu ensisijaisesti sähköiseksi. Viranomaisten on lähetettävä tiedoksiannot Suomi.fi-viesteihin. Jatkossa Suomi.fi-viestien merkitys kasvaa, sillä palvelun kautta tullaan tavoittamaan yli 4 miljoonaa henkilöä. Tämä muuttaa tapaa, jolla esimerkiksi kuntien, valtion virastojen ja hyvinvointialueiden viranomaiset hoitavat asiakasviestintäänsä. Samalla muuttuu myös se, mitä organisaatiot odottavat järjestelmätoimittajilta. Järjestelmätoimittajana teillä on mahdollisuus auttaa julkisen hallinnon organisaatioita tässä muutoksessa.

Tässä blogissa käymme läpi tärkeimmät asiat, jotka kannattaa huomioida, kun lähdette suunnittelemaan Suomi.fi-viestien integraation rakentamista tarjoamaanne järjestelmään.

Miksi Suomi.fi-viestit kannattaa integroida järjestelmään?

Lakisääteinen velvoite

Tukipalvelulain (571/2016) mukaisesti julkishallinnon organisaatioiden on pitänyt käyttää jo vuodesta 2017 lähtien Suomi.fi-viestejä sähköisten viestien lähettämiseen asiakkailleen. Vuonna 2026 velvoite tarkentuu koskemaan Hallintolain 54 §:ssä mainittuja tiedoksiantoja. Tällaisia ovat esimerkiksi viranomaisten lähettämät, asiakkaalle tiedoksi annettavat päätökset.

Tiedoksiantojen lisäksi julkishallinnon organisaatiot voivat halutessaan käyttää Suomi.fi-viestejä myös muuhun asiakasviestintään, kuten laskuihin, ajanvarauksiin tai muuhun asiakasneuvontaan. Viranomaisilla on siis mahdollista hyödyntää yhtä ja samaa kanavaa kaikkien tärkeiden viestien lähettämiseen asiakkaille.

Kilpailuetu

Kun Suomi.fi-viestit on rakennettu osaksi tarjoamaanne järjestelmää, asiakasorganisaationne julkisessa hallinnossa voivat täyttää lakivelvoitteensa sujuvasti. Samalla te erotutte kilpailijoista valmiilla ratkaisulla, joka säästää asiakasorganisaatioidenne aikaa ja kustannuksia.

Tehokkuus ja ajansäästö

Viranomaisviestintä on osa lähes jokaista asiakasprosessia: vastaanottokuittaukset, hakemukset, päätökset, ajanvaraukset, laskut ja ilmoitukset. Kun sähköiset viestit lähtevät suoraan tarjoamastanne järjestelmästä, asiakasorganisaationne työntekijät välttyvät manuaaliselta tiedon siirtämiseltä ja eri järjestelmien välillä hyppimiseltä.

Suomi.fi-viestit ei ole pelkkä rajapinta

Suomi.fi-viestien integraatio ei ole vain REST-rajapinnan teknistä rakentamista, vaan prosessien ymmärtämistä:

• missä tilanteissa organisaatio lähettää tiedoksiantoja tai muita viestejä
• mitä viestejä on mahdollista muuttaa sähköiseen muotoon
• miten automaatio, sisältötyökalut ja eri toiminnallisuudet helpottavat henkilöstön työtä ja parantavat samalla loppukäyttäjän palvelukokemusta
• miten on mahdollista helpottaa henkilötunnuksien ja osoitetietojen saamista suoraan järjestelmän kautta viestien lähettämiseksi

Kun huomioitte nämä asiat jo siinä vaiheessa, kun suunnittelette järjestelmäänne Suomi.fi-viestien REST-rajapintaa, Suomi.fi-viesteistä tulee asiakasorganisaatioillenne arjen työtä tukeva työkalu, ei pelkkä lakivelvoite.

Lähtökohtana organisaation omat prosessit

Lopputulos on teknisesti toimiva, käyttäjäystävällinen ja aidosti hyödyllinen, kun integraatio suunnitellaan organisaation prosessien ympärille.Suomi.fi-viestien REST-rajapinta mahdollistaa seuraavat päätoiminnallisuudet:

• Viestien lähettäminen (sähköinen ja myös paperinen)
• Viestien tilatietojen seuraaminen
• Viestien vastaanottaminen
• Loppukäyttäjän postilaatikon tilan tarkistaminen

Kun suunnittelette järjestelmäänne Suomi.fi-viestien REST-rajapintaa, selvittäkää

• mistä toiminnallisuuksista asiakasorganisaationne erityisesti hyötyisivät,
• miten näiden toiminnallisuuksien toteuttaminen tukisi asiakkaanne prosesseja.

Onnistunut toiminnallisuuksien toteutus ja hyödyntäminen lähtee aina asiakkaan toiminnasta ja tarpeista. Teidän kannattaa yhdessä asiakasorganisaationne kanssa määritellä:

• missä kaikissa asiankäsittelyn vaiheissa viestejä syntyy tai mistä vaiheista asiakasta olisi hyvä informoida,
• mitkä viestit voidaan järjestelmässä automatisoida osittain tai kokonaan,
• miten sisältö ja ilmoitukset tukevat palvelukokemusta,
• lähetetäänkö esimerkiksi päätös tai muu tiedoksianto loppukäyttäjälle Suomi.fi-viesteihin vai ohjataanko loppukäyttäjä viestistä linkillä asiointipalveluun, josta tiedoksianto löytyy,
• miten viestin lähettänyt työntekijä voi seurata mahdollisia jatkotoimenpiteitä ajatellen, onko viesti esimerkiksi mennyt vastaanottajalle perille ja onko vastaanottaja lukenut viestin.

Automaatioilla lisää tehokkuutta

Suomi.fi-viesteissä itsessään on jo automaatiota mukana. Käyttämällä monikanavaista päätepistettä viesti voidaan lähettää Suomi.fi-viesteille, joka automaattisesti jakaa viestin sähköiseen tai paperiseen kanavaan vastaanottajan valinnan mukaan. Lukemattomista viesteistä Suomi.fi-viestit lähettää vastaanottajalle automaattisen ilmoituksen, jos viestiä ei ole luettu 7 päivän sisällä. Lukematon viesti -ilmoitukset on mahdollista ottaa pois käytöstä.

Lisäksi järjestelmätoimittajat voivat rakentaa Suomi.fi-viestien toiminnallisuuksien ympärille omaa lisäautomaatiota. Voitte esimerkiksi Tilatiedot -toiminnallisuuden ympärille rakentaa automaatioita, jotka vapauttavat henkilöstön aikaa manuaalisesta seurannasta.

Esimerkiksi:

• työntekijälle tulee ilmoitus/hälytys, jos viestiä ei ole avattu määräajassa
• Työntekijälle tulee ilmoitus/hälytys, kun vastaanottaja on kuitannut sähköisen todisteellisen tiedoksiannon vastaanotetuksi
• asiakkaalle lähetetään järjestelmästä ilmoitus lisäksi tekstiviestillä, jos Suomi.fi-viesteihin lähetettyä sähköistä viestiä ei ole avattu määräajassa

Asioilla on monenlaisia käsittelyvaiheita, joissa voidaan myös hyödyntää automaattisia viestejä.

Esimerkiksi:

• loppukäyttäjälle lähtee automaattinen viesti, kun asia rekisteröidään ja asian käsittely alkaa
• kun päätös valmistuu, se lähtee automaattisesti tiedoksi asianosaisille
• tieto ajanvarauksesta tai muutoksista ajanvarauksessa lähtee loppukäyttäjälle automaattisesti
• loppukäyttäjälle lähtee maksumuistutus, jos laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä.

Sähköisten viestien sisältö ja asiakaskokemus

Viestin sisällön muotoilu, otsikointi ja selkeys vaikuttavat suoraan siihen, miten loppukäyttäjä kokee viestinnän viranomaisen kanssa. Järjestelmätoimittajana voitte tukea organisaatioita selkeässä asiakasviestinnässä tarjoamalla työkaluja ja valmiita tekstipohjia viestien hallintaan.

Tarjoamanne järjestelmä voisi mahdollistaa esimerkiksi seuraavia asioita:

• Sähköisten viestien muotoilu ja sisältö: Järjestelmä tukee otsikon ja tekstin muokkausta mahdollistaen myös lihavoinnin ja listat.
• Sähköposti-ilmoituksien otsikointi ja sisältö: Automaattinen otsikon muodostus metatiedoista, jolloin loppukäyttäjä tunnistaa viestin sisällön merkityksen jo sähköposti-ilmoituksesta.
• Esim. jos päivässä lähtee lukuisia viestejä, jokaisen ilmoituksen otsikon muokkaaminen on työlästä. Järjestelmänne voi tarjota ratkaisun muotoilemalla otsikot suoraan asiakirjan metatietojen pohjalta (esim. ”Muistutus - hammaslääkäriaika 3.12.2025 lähestyy”, ”Saapunut lasku, varhaiskasvatusmaksu”).  

Valmiiksi muodostettujen viestipohjien avulla varmistetaan, että viestit ovat aina sekä informatiivisia että yhdenmukaisia. Aikaa säästyy, kun olennaiset tiedot täydentyvät viestipohjaan automaattisesti ja työntekijälle jää vain tekstisisällön tarkistus ja muokkaus tarvittaessa.

Tällaisia usein lähetettäviä viestisisältöjä ovat esimerkiksi:

• vastaanottokuittaus
• päätös
• ajanvaraus
• lasku
• maksumuistutus

Varmistattehan, että tuottamanne järjestelmä muodostaa mahdollisille liitetiedostoille tunnistettavat tiedostonimet. Tämä säästää organisaation henkilöstön aikaa, kun tiedostonimiä ei tarvitse muokata erikseen. Lisäksi loppukäyttäjä tietää, mitä liitetiedosto sisältää ja liitteen tallentaminen ja löytäminen myöhemmin laitteelta onnistuvat helpommin.

• Tiedostonimen tulisi kuvata sisältöä ja sisältää jokin yksilöivä tunniste, kuten päivämäärä. Esimerkiksi tällaiset tiedostonimet ovat hyviä: päätös_koulupaikka_2025-08-15.pdf tai lasku_venepaikka_2025-06.pdf
• Usein käytetyt tiedostonimet, kuten liite.pdf, päätös.docx tai lasku.pdf eivät kerro sisällöstä riittävästi. Sen sijaan ne aiheuttavat sekaannuksia, kun loppukäyttäjä yrittää tallentaa useita samannimisiä tiedostoja laitteelleen.

Yhteenveto

Viranomaisilla on lakisääteinen velvollisuus käyttää Suomi.fi-viestejä, mutta pelkän lain velvollisuuden täyttämisen sijaan teillä on mahdollisuus rakentaa järjestelmäänne viranomaisviestinnän ympärille sujuva kokonaisuus.

Kun integraatio suunnitellaan asiakasorganisaation prosessien ympärille, tuloksena on palvelu, joka säästää asiakkaittenne aikaa ja vähentää virheitä. Lisäksi hyvin toimiva kokonaisuus on selkeä asiakasorganisaationne omille asiakkaille, jotka saavat sen myötä viranomaisilta parempaa palvelua.

Tutustukaa myös julkaisemiimme ohjeisiin Suomi.fi Kehittäjille -sivuilla: Suomi.fi-viestien käyttöönotto järjestelmätoimittajanaAvautuu uuteen ikkunaan. ja olkaa tarvittaessa yhteydessä Suomi.fi-viestien käyttöönottoihin viestit-kayttoonotot@dvv.fi.

Sanna-Maria Jukkola, erityisasiantuntija, Digi- ja väestötietovirasto