Att beakta Suomi.fi-meddelanden vid upphandlingar
Om er organisation ska upphandla ett nytt system, lönar det sig att beakta användningen av Suomi.fi-meddelanden redan i planeringsskedet av upphandlingen. På så sätt säkerställer ni att den lösning som anskaffas stöder de kommunikationsprocesser ni behöver och att systemet inte senare behöver genomgå kostsamma ändringar.
När kraven för Suomi.fi-meddelanden definieras som en del av upphandlingen blir införandet av tjänsten smidigare och systemet stöder organisationens behov redan från början.
Vad är det bra att utreda i upphandlingsskedet?
Innan kraven definieras bör organisationen utvärdera sina egna processer och användningsfall.
Fundera till exempel på följande frågor:
- Hur anknyter Suomi.fi-meddelanden till organisationens nuvarande service- och ärendehanteringsprocesser?
- För vilka service- och ärendehanteringsprocesser skulle användningen av Suomi.fi-meddelanden kunna utvidgas i framtiden?
- Vilka slags beslut, meddelanden, brev eller andra meddelanden skickas?
- Skickas enskilda meddelanden eller stora mängder?
- Är utskicken användarinitierade eller automatiserade?
- Vilka slags meddelandeinnehåll behövs?
- Behövs bilagor till meddelandena?
- Vilka uppgifter eller händelser behöver sparas i systemet om utskickade meddelanden?
- I vilka situationer behövs information om huruvida användaren har en elektronisk brevlåda i bruk?
Samtidigt är det viktigt att säkerställa att de planerade användningssätten överensstämmer med användarvillkoren för Suomi.fi-meddelanden.
Som stöd i planeringen kan ni använda:
- beskrivningar av funktionaliteter
- beskrivningar av tjänstens användningsområden
- anvisningar för utformning av meddelandeinnehåll och notifikationer
- rådgivning från sakkunniga vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.
Om ni är osäkra på om det planerade användningssättet lämpar sig för Suomi.fi-meddelanden kan ni kontakta viestit-kayttoonotot@dvv.fi.
Beakta även användbarheten
Utöver de tekniska kraven är det bra att i upphandlingen också utvärdera systemets användbarhet. Användningen av Suomi.fi-meddelanden utgör ofta en del av en bredare serviceprocess. Därför är det viktigt att det går smidigt att skicka, hantera och följa upp meddelanden som en naturlig del av den övriga användningen av systemet.
Användbarhet kan inkluderas i upphandlingens utvärderingskriterier till exempel genom användbarhetsutvärderingar, användningsfall eller användartestning.
Exempel på krav
Dokumentet nedan (på finska) innehåller exempel på obligatoriska krav och minimikrav som är värda att beakta.
Exemplen är avsedda som stöd för planeringen. De täcker inte alla organisationers behov eller användningsfall, utan kraven bör alltid anpassas till den egna verksamheten, processerna och målen.