Organisaationne lähettää ja vastaanottaa viestejä Suomi.fi-viestien rajapinnan kautta. Digi- ja väestötietovirasto ei tarjoa organisaatiolle käyttöliittymää.
Organisaationne voi toteuttaa integraation itse tai hyödyntää järjestelmätoimittajien valmisratkaisuja. Usein Suomi.fi-viestit voidaan integroida jo käytössä olevaan järjestelmään, jolloin organisaationne ammattilaiset voivat jatkaa työskentelyä tutussa käyttöliittymässä.
Käytettävissä olevat toiminnallisuudet ja viestien käsittelytavat voivat vaihdella eri järjestelmissä ja ratkaisuissa. Varmistattehan aina järjestelmätoimittajalta, mitä ominaisuuksia integraatio tukee ja miten.
Missä tietoa syntyy ja missä sitä käsitellään?
Ennen teknisen ratkaisun valintaa organisaatiollanne on oltava käsitys tiedonhallinnasta, järjestelmäkokonaisuuksista ja asian käsittelyyn liittyvistä vaiheista:
missä tietoa syntyy,
missä päätökset tehdään tai asiakirjat muodostuvat,
missä vaiheissa loppukäyttäjälle täytyy tai halutaan lähettää viestejä?
Suomi.fi-viestit liitetään aina järjestelmään. Usein liityntä tehdään siihen järjestelmään, jossa:
päätös, ilmoitus tai muu asiakirja muodostuu tai
viestin lähettäminen on osa normaalia työnkulkua, esimerkiksi asian käsittelyyn liittyvä vaihe.
Alle on kuvattu yleisimpiä tapoja, miten Suomi.fi-viestit on liitetty järjestelmään. Organisaatiossa voi olla useampi erilainen ratkaisu käytössä.
Käyttöönoton aloittaminen
Voitte aloittaa käyttöönoton, kun olette selvittäneet mihin järjestelmiin Suomi.fi-viestit kannattaa liittää.
Jos rakennatte integraation itse, edetkää hallinnollinen ja tekninen käyttöönotto -ohjeiden mukaan.
Jos toteutatte integraation järjestelmätoimittajan valmisratkaisuna, sopikaa käyttöönoton aloittamisesta järjestelmätoimittajanne kanssa ja edetkää hallinnollinen käyttöönotto -ohjeiden mukaan.
Organisaationne voi toteuttaa liitynnän suoraan käyttämästänne järjestelmästä Suomi.fi-viestien REST-rajapintaan. Liityntä voidaan tehdä yhteen järjestelmään tai useampaan erilliseen järjestelmään.
Ratkaisu sopii erityisesti tilanteisiin, joissa:
viestintä loppukäyttäjälle tapahtuu pääosin yhdestä keskeisestä järjestelmästä
asian käsittely ja päätöksenteko tapahtuvat järjestelmässä, jolloin kaikki asiakasviestintään kuuluva sisältö syntyy luonnollisesti osana prosessia
halutaan mahdollisimman suoraviivainen tekninen kokonaisuus.
Käytössänne voi olla esimerkiksi asianhallintajärjestelmä, johon rakennatte liitynnän Suomi.fi-viesteihin tai jonka järjestelmätoimittaja voi toteuttaa. Näin voitte lähettää ja vastaanottaa viestejä suoraan asianhallintajärjestelmän kautta.
Kuva: 1. Järjestelmästä tehty liityntä Suomi.fi-viestien REST-rajapinnalla.
Jos organisaationne käytössä on useita erillisiä järjestelmiä, voi niihin kaikkiin toteuttaa liitynnän Suomi.fi-viesteihin. Tällöin jokaisen järjestelmän kautta on mahdollista lähettää ja vastaanottaa viestejä.
Kuva: 2. Useista järjestelmistä tehty liityntä Suomi.fi-viestien REST-rajapintaan.
Jos organisaatiolla on useita itsenäisiä järjestelmiä, kullekin järjestelmälle määritellään oma järjestelmätunnus (systemID).
järjestelmätunnuksen alle luodaan yksi tai useampi palvelutunnus (serviceID) sen mukaan, minkä palvelun nimissä viestejä lähetetään.
Järjestelmällä (systemID XX) lähetetään viestejä useiden eri palveluiden nimissä (esimerkiksi serviceID xx_aa, serviceID xx_bb, serviceID xx_cc).
Käytössä voi olla esimerkiksi asianhallintajärjestelmä, jonka kautta lähetetään viestejä lastensuojelupalveluiden, iäkkäiden palveluiden ja työikäisten palveluiden nimissä.
Tämä mahdollistaa sen, että laajalti organisaation käytössä olevan järjestelmän alta on mahdollista lähettää eri palveluiden nimissä viestejä loppukäyttäjille. Tällöin myös jokainen palvelu voi tehdä oman päätöksen kaksisuuntaisen viestinnän hyödyntämisestä.
Kuva: 3. Järjestelmätunnuksen alle voidaan lisätä useita palvelutunnuksia.
Organisaationne voi ottaa Suomi.fi-viestit käyttöönsä hyödyntämällä erillistä valmisohjelmistoa, joka on suunniteltu organisaatioille Suomi.fi-viestien lähettämiseen ja vastaanottamiseen.
Erillistä valmisohjelmistoa käytettäessä Suomi.fi-viestejä ei välttämättä tarvitse integroida kaikkiin ydinjärjestelmiin.
Valmisohjelmistolle määritellään järjestelmätunnus (systemID), jonka alle voidaan luoda yksi tai useampi palvelutunnus (serviceID) eri palveluiden viestintää varten.
Milloin valmisohjelmisto on sopiva ratkaisu?
Erillisen valmisohjelmiston käyttö voi olla hyvä vaihtoehto, jos:
organisaationne ei halua tehdä teknistä integraatiota kaikkiin ydinjärjestelmiin
viestejä syntyy useissa eri palveluprosesseissa tai palveluissa, joita ei ole kannattavaa tai mahdollista integroida suoraan Suomi.fi-viestien REST-rajapintaan
sähköinen viestintä halutaan keskittää yhden käyttöliittymän alle
ydinjärjestelmien tueksi tarvitaan ratkaisu, jolla voidaan hoitaa yleistä asiakasviestintää ja pienempien tai harvemmin käytettyjen palveluiden viestintää
henkilöstö tarvitsee selkeän ja helppokäyttöisen käyttöliittymän viestien lähettämiseen ja hallintaan ilman erillistä kehitystyötä
etsitään korvaavaa ratkaisua poistuvan SMTP-rajapinnan (sähköpostiliitynnän) tilalle.
Miten valmisohjelmistoa käytetään?
Valmisohjelmisto toimii tyypillisesti itsenäisenä hallintakäyttöliittymänä, johon organisaationne työntekijä tai palvelun vastuuhenkilö kirjautuu. Käyttöliittymän kautta voidaan esimerkiksi:
luoda ja lähettää viestejä loppukäyttäjille Suomi.fi-viestien kautta
hallita viestien sisältöjä ja liitteitä
seurata lähetettyjä ja saapuneita viestejä.
Tämä vähentää tarvetta rakentaa viestitoiminnallisuuksia useisiin eri järjestelmiin ja yksinkertaistaa viestintäprosessia organisaation sisällä.
Usein erillisiin valmisohjelmistoihin on mahdollista toteuttaa taustaintegraatioita organisaation muihin järjestelmiin, jolloin tiedonsiirto eri järjestelmien välillä onnistuu vaivattomasti. Näin vältetään myös tarpeetonta tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, esimerkiksi henkilötietojen siirtäminen.
Kuva: 4. Suomi.fi-viestejä voi käyttää organisaatiossa erillisen valmisohjelmiston kautta.
Organisaationne käytössä voi olla sähköinen asiointipalvelu, joka on ensisijainen paikka, jonne loppukäyttäjä ohjataan asioimaan.
Suomi.fi-viestien kautta organisaationne lähettää loppukäyttäjälle:
luotettavan tiedon asian etenemisestä tai valmistuneesta asiasta
pyynnön täydentää tai toimittaa lisätietoja.
Suomi.fi-viestien sähköisestä viestistä loppukäyttäjä voidaan ohjata turvallisesti linkillä suoraan asiointipalveluun, jossa varsinainen sisältö on nähtävissä tai jatkotoimenpiteet tehtävissä.
Asiointipalvelussa loppukäyttäjä:
lukee häntä koskevan päätöksen tai ilmoituksen
tarkastelee asian tilaa tai siihen liittyviä asiakirjoja
tekee jatkotoimenpiteitä, kuten antaa lisätietoja, vastaa pyyntöön tai siirtyy uuteen palveluvaiheeseen.
Asiointipalvelulle määritellään järjestelmätunnus (systemID) ja tarvittavat palvelutunnukset (serviceID) sen mukaan, minkä palveluiden nimissä viestejä lähetetään.
Kuva: 5. Suomi.fi-viestit voi liittää sähköiseen asiointipalveluun.
Erillisen integraation toteuttaminen jokaiseen järjestelmään voi olla työlästä, jos organisaatiollanne on useita järjestelmiä, joista kaikista täytyy lähettää viestejä Suomi.fi-viestien kautta.
Vaihtoehtona on välityspalvelun rakentaminen, joka toimii välikerroksena organisaation järjestelmien ja Suomi.fi-viestien REST-rajapinnan välillä. Välityspalvelu voidaan toteuttaa organisaation omana ratkaisuna tai hankkia ohjelmistotoimittajalta.
Välityspalvelun avulla:
rajapintaliityntä toteutetaan vain kerran
useat järjestelmät voivat hyödyntää samaa liityntää keskitetysti.
Ratkaisu sopii organisaatiolle erityisesti, jos:
viestejä lähtee useista eri järjestelmistä
integraatioiden ja tunnusten hallinta halutaan keskittää
viestiliikennettä halutaan hallita yhtenä kokonaisuutena.
Välityspalvelua käytettäessä organisaatiolle määritellään yleensä:
yksi järjestelmätunnus (systemID)
jonka alle lisätään tarvittava määrä palvelutunnuksia (serviceID).
Esimerkiksi: Kunnan eri toimialojen käyttämät järjestelmät lähettävät viestejä välityspalvelun kautta. Viestit näkyvät loppukäyttäjälle eri palveluiden nimissä.
Järjestelmätunnusten, palvelutunnusten ja salasanojen hallinta
Kullekin järjestelmätunnukselle (systemID) määritellään oma salasana. Salasanan vaihto kannattaa automatisoida.
Jos organisaationne käyttää välityspalvelua, salasanan vaihdon tulee:
päivittyä samanaikaisesti kaikkiin välityspalvelua käyttäviin järjestelmiin
tapahtua siten, ettei viestien lähetys keskeydy.
Tunnusten määrää suunniteltaessa on hyvä tasapainottaa:
erottelun tarve (useampi järjestelmätunnus)
hallinnan yksinkertaisuus (yhteinen tunnus).
Kuva: 6. Järjestelmät voidaan liittää Suomi.fi-viestien REST-rajapintaan välityspalvelun kautta.
