Hallinnollinen käyttöönotto

Kun suunnittelette Suomi.fi-viestien käyttöönottoa, lukekaa ensin palvelun esittely Palvelukuvaus -sivulta. Suosittelemme myös tutustumaan Suomi.fi-viestien käyttötavat organisaatioille -sivun alta löytyviin esimerkkeihin, mitä Suomi.fi-viesteihin voi lähettää ja miten eri lähetystapoja voi toteuttaa.

Tehkää alustava suunnitelma siitä, mihin tarkoitukseen aiotte käyttää Suomi.fi-viestejä organisaatiossanne. Varmistakaa, että Suomi.fi-viestit soveltuu täyttämään tämän tarkoituksen. Varmistakaa yhdessä teknisten toteuttajienne kanssa, että Tekninen käyttöönotto -sivulla kohdassa 1 kuvatut tekniset reunaehdot täyttyvät.

Huomaattehan myös, että asiakkaidenne elämäntilanteilla voi olla vaikutuksia siihen, miten organisaationne voi käyttää Suomi.fi-viestejä. Voitte lukea tästä lisää Elämäntilanteiden vaikutukset -sivulla.

Käyttösuunnitelman lisäksi organisaatiollanne olisi hyvä jo tässä kohtaa olla käsitys REST-rajapinnasta ja siitä, mitkä sen toiminnallisuudet palvelee käyttötarkoitustanne. On hyvä pitää mielessä organisaationne nykyiset ja tulevaisuuden viestintätarpeet, erityisesti ensisijaisesti digitaalinen viranomaisviestintä ja sen mukana tulevat muutokset.

Jos ette halua rakentaa liityntää Suomi.fi-viesteihin itse, on liittyminen mahdollista myös valmisohjelmistojen avulla. Valmisohjelmistoista kerrotaan lisää Valmisohjelmistot ja Viestien käyttöönotto -sivulla.

Suomi.fi‑viestien käyttöönottoa ja liityntää valmistellaan lähtökohtaisesti organisaation ja järjestelmätoimittajan kesken ilman erillistä tapaamista Digi- ja väestötietoviraston (DVV) kanssa. Mikäli perehtymisen aikana nousee sellaisia tarkentavia kysymyksiä, joihin ei pystytä vastaamaan normaalin tukipyynnön tai kirjallisen yhteydenpidon kautta, tapaamisesta DVV:n kanssa voidaan sopia ottamalla yhteyttä osoitteeseen viestit-kayttoonotot@dvv.fi. Tapaamisessa voidaan tällöin käydä läpi organisaation liityntäsuunnitelmaa tai suunnitella liitynnän toteutusta taustatietojen ja yhteisen keskustelun pohjalta. Jos Suomi.fi-viestit on jo käytössä organisaatiollanne tai jos liitytte välitoimijan kautta, jolla on kokemusta Suomi.fi-viestien käyttöönotosta, tapaaminen DVV:n kanssa ei välttämättä ole tässä vaiheessa tarpeellinen.

Suomi.fi-viestien hallinnollisen käyttöönottoprojektin päätteeksi organisaationne tulee täyttää käyttöönoton tarkistuslista (kohta 7. Palauttakaa tarkistuslista ja siirtykää tuotantokäyttöön) ja toimittaa se DVV:lle. Suosittelemme teitä tutustumaan tarkistuslistaan jo tässä vaiheessa, jotta voitte täyttää sitä käyttöönottoprojektin aikana.

Kun olette todenneet Suomi.fi-viestien soveltuvan tarpeisiinne ja hahmotelleet palvelun käyttötavan, voitte valmistella käyttöönottoprojektin tarkemmin. Suunnitelkaa aikataulu ja varmistakaa, että tarvittavat organisaationne osaajat ovat oikealla hetkellä käytettävissä. Mahdolliset integraatiot olemassa oleviin järjestelmiin ja tarvittavien muutosten teko voivat vaatia aikaa.

Varmistakaa lisäksi, että projektissa tunnistetaan miten Suomi.fi-viestien käyttäminen tulee muuttamaan prosesseja organisaatiossanne. Suunnitelkaa tarvittuja muutoksia jo tässä vaiheessa.

Huomaattehan, että DVV neuvoo tarvittaessa käyttöönotossa, mutta se ei osallistu varsinaiseen suunnitteluun.

Tukekaa teknistä puolta järjestelmäintegraationne suunnittelussa, mikäli se on tarpeen.

Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelu

Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun (TKJ-palvelu) avulla voitte lähettää viestit yhtä kanavaa pitkin niin sähköisiin Suomi.fi-viestit-postilaatikoihin kuin paperipostina. Suomi.fi-viestit erottelee paperiset ja sähköiset lähetykset puolestanne sen mukaan, onko vastaanottaja ottanut Suomi.fi-viestit käyttöön. Voitte tutustua paperipostin lähettämiseen tarkemmin Paperipostin lähettäminen -osiossa.

Jos haluatte ottaa TKJ-palvelun käyttöön, toimikaa Tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun käyttöönotto -sivun ohjeiden mukaisesti.

Käyttääkseen Suomi.fi-viestejä, organisaationne on hankittava käyttölupa. Päättäkää tässä vaiheessa myös, haluatteko ottaa Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun käyttöönne. Toimittakaa tarvittavat tiedot Digi- ja väestötietovirastolle ohjeiden mukaisesti.

Suomi.fi-viestien käytöstä säädetään hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetussa laissa (571/2016; 5 §).

• Ensimmäistä kertaa Suomi.fi-viestit käyttöönottavan organisaation tulee aina ensin hakea käyttölupa.
• Organisaation, jolla on Suomi.fi-viestien käyttövelvoite, tulee hakea vähintään yksi käyttölupa laajalla käyttötarkoituksella. Jos organisaatiolle on aiemmin myönnetty käyttölupa, mutta laajennatte palvelun käyttöä, selvitä aluksi tarvitseeko organisaatiosi uuden käyttöluvan.
• Organisaation, jolla on Suomi.fi-viestien käyttöoikeus, tulee hakea uusi käyttölupa jokaista uutta Suomi.fi-viestien käyttöönottoa varten.

Katso tarkemmat ohjeet sivulta Käyttöluvan hakeminen.

Käyttölupanne tulee olla hyväksytty ennen tuotantokäyttöön siirtymistä (kohta 7). Voitte kuitenkin jatkaa käyttöönoton edistämistä toimittamalla palvelutietolomakkeen sekä rakentamalla ja testaamalla teknistä toteutustanne (kohdat 4-6).

Palvelutietolomake

Palvelutietolomakkeella kerätään käyttölupahakemusta täydentävät tiedot, kuten organisaationne ja palvelun nimi eri kielillä ja järjestelmänne IP-osoitteet. Ladatkaa Palvelutietolomake (DOCX, 218,18 kt)Avautuu uuteen ikkunaan. ja täyttäkää se palvelunne tiedoilla. Voitte halutessanne ilmoittaa useamman liitettävän palvelun tiedot samalla lomakkeella. Palvelutietolomake täytetään järjestelmäkohtaisesti. Jos teillä on eri järjestelmätoimittajien käyttöönottoja, täyttäkää kunkin järjestelmän osalta erillinen palvelutietolomake. 

Palvelun nimi näytetään loppukäyttäjille esimerkiksi

• Suomi.fi-viestien käyttöliittymissä, lähettämänne viestin yhteydessä
• Suomi.fi-viestien käyttöliittymissä, kun loppukäyttäjä on valitsemassa vastaanottajaa itse luomalleen uudelle viestille
• Suomi.fi-viestejä käyttävät organisaatiot ja palvelutAvautuu uuteen ikkunaan. -listauksessa.

Nimetkää palvelunne selkeästi ja huolellisesti, siten, että nimi kuvaa palvelua mahdollisimman hyvin loppukäyttäjälle. Näin voitte välttää häiriökysyntää. Älkää siis antako palvelullenne nimeksi esimerkiksi "Asianhallinta", vaan pyrkikää kuvaavampaan nimeämiseen. Välttäkää myös erilaisia järjestelmän nimiä ja Suomi.fi-viestejä osana nimeämistä. Toimivampia nimiä ovat esimerkiksi:

• Varhaiskasvatushakemus
• Avoin asiointi- ja palautekanava
• Tietopyynnöt
• Jätehuollon palvelut.

Toimittakaa täytetty palvelutietolomake osoitteeseen viestit-kayttoonotot@dvv.fi. Asettakaa sähköpostin otsikoksi "Palvelutietolomake" ja kertokaa otsikossa lisäksi oganisaationne nimi. Jos ette tavanneet DVV:n asiantuntijoita käyttöönottoprosessin ensimmäisissä vaiheissa, kertokaa tässä sähköpostiviestissä myös vapaasti käyttöönottonne aloituksesta. Pelkkä käyttölupahakemuksen täyttäminen ei aloita Suomi.fi-viestien käyttöönottoprosessia.

Kun palvelutietolomake on täytetty ja palautettu, DVV toimittaa organisaatiollenne järjestelmätunnuksen (systemId), palvelutunnuksen (serviceId) sekä REST-salasanan ja tekee IP-avaukset. Organisaationne tarvitsee näitä tietoja Suomi.fi-viestien testaukseen QA-ympäristössä.

Viimeistelkää tässä vaiheessa suunnitelmanne siitä, miten aiotte käyttää Suomi.fi-viestejä. Tukeutukaa tarvittaessa Toiminnallisuudet-osion kuvauksiin.

Määritelkää huolellisesti ne viestisisällöt, joita tulette lähettämään Suomi.fi-viesteihin. Niin sähköisesti kuin paperipostilla jaeltavien viestien sisältöön on syytä panostaa, jotta lopputulos on selkeä ja informatiivinen asiakkaalle kuin asiakkaalle. Tarkemmat ohjeet viestisisältöjen muotoiluun löydätte Sähköisen viestin ja ilmoituksen muotoilu -sivulta.

Lisäksi, jos organisaatiollanne on asiointipalvelu, määritelkää miten Suomi.fi-viestit tulee kytkeytymään siihen. Ohjeet kytköksen sujuvaan luomiseen on koottu Suomi.fi-viestien ja asiointipalvelun välisen suhteen huomioiminen -sivulle.

Tehtyänne liityntänne liiketoiminnalliset määrittelyt tukekaa organisaationne teknisiä asiantuntijoita integraation toteuttamisessa tai valmisratkaisun käyttöönotossa.

Tukekaa organisaationne teknisiä asiantuntijoita Suomi.fi-viestien asianmukaisessa testauksessa. Suomi.fi-viestien tuotantokäyttöä ei tule aloittaa ilman liityntänne kattavaa testausta.

Huolehtikaa erityisesti loppukäyttäjäkokemuksen testauksesta. Varmistakaa, että suunnittelemanne sisällöt välittyvät oikein ja näyttävät loppukäyttäjien näkökulmasta järkeviltä. Huomioikaa muun muassa:

• palvelun nimi
• sähköisen viestin tekstisisällön informatiivisuus
• liitetiedostojen nimet

Testatkaa myös TKJ-palvelun osalta, missä tilanteissa viesti ohjautuu paperipostitukseen ja millainen sen sisältö on.

Tarkemmat kuvaukset testauksesta on koottu Tekninen käyttöönotto -sivun vaiheeseen 5 sekä Testausohjeet -sivulle.

Varmistakaa, että olette huomioineet kaikki käyttöönoton oleelliset seikat täyttämällä Käyttöönoton tarkistuslista (DOCX, 83,11 kt)Avautuu uuteen ikkunaan..

Kun käyttölupanne on hyväksytty, toimittakaa täyttämänne tarkistuslista DVV:lle ja ilmoittakaa tarkka päivämäärä, jolloin aiotte siirtyä tuotantokäyttöön. Ilmoitus tehdään osoitteeseen viestit-kayttoonotot@dvv.fi. Asettakaa sähköpostiviestin aiheeksi "Tuotantokäytön aloitus"  ja kertokaa otsikossa lisäksi oganisaationne nimi. 

Tarkistettuaan täyttämänne tarkistuslistan, DVV toimittaa teille tuotantoympäristön tunnukset, jolloin voitte aloittaa Suomi.fi-viestien tuotantokäytön.

Tehkää ohjeistus ja kouluttakaa henkilöstönne uusiin toimintamalleihin ja Suomi.fi-viestien käyttöön ennen lopullista käyttöönottoa. On tärkeää, että asiakaspalvelijanne osaavat kertoa, että lähetätte postia Suomi.fi-viesteihin ja opastaa asiakkaitanne Suomi.fi-viestien käytössä. Kertokaa asiakkaillenne jokaisen asiointitapahtuman yhteydessä, että lähetätte asiaan liittyvät päätökset, asiakirjat ja muut viestit Suomi.fi-viestien kautta.

Ohjeistuksen ja viestinnän toteuttamiseksi voitte hyödyntää Viestintämateriaalit -sivulla olevia materiaaleja.

Huomioittehan, että vaikka käyttöönotto päättyy tähän, Suomi.fi-viestit-palvelun käyttö vaatii jatkuvaa ylläpitoa organisaatioltanne. Tutustukaa velvollisuuksiinne Hallinnollinen ylläpito -sivulla.