Suomi.fi-viestien huomioiminen kilpailutuksessa

Jos organisaationne on hankkimassa uutta järjestelmää, Suomi.fi-viestien käyttö kannattaa ottaa huomioon jo kilpailutuksen suunnitteluvaiheessa. Näin varmistatte, että hankittava ratkaisu tukee tarvitsemianne viestintäprosesseja eikä järjestelmään tarvitse tehdä myöhemmin kalliita muutoksia.

Kun Suomi.fi-viestien vaatimukset määritellään osaksi kilpailutusta, palvelun käyttöönotto on sujuvampaa ja järjestelmä tukee alusta asti organisaationne tarpeita.

Mitä kilpailutusvaiheessa kannattaa selvittää?

Ennen vaatimusten määrittelyä organisaationne kannattaa arvioida omat prosessit ja käyttötapaukset.

Pohtikaa esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

• Miten Suomi.fi-viestit liittyvät organisaation nykyisiin palvelu- ja asiointiprosesseihin?
• Millaisiin palvelu- ja asiointiprosesseihin Suomi.fi-viestien käyttöä voitaisiin laajentaa myöhemmin?
• Millaisia päätöksiä, ilmoituksia, kirjeitä tai muita viestejä lähetetään?
• Lähetetäänkö yksittäisiä viestejä vai suuria määriä?
• Onko viestien lähettäminen käyttäjän käynnistämää vai automatisoitua?
• Millaisia viestisisältöjä tarvitaan?
• Tarvitaanko viesteihin liitteitä?
• Mitä tietoja tai tapahtumia järjestelmään pitää tallentaa viestien lähettämisestä?
• Missä tilanteissa tarvitaan tieto siitä, onko käyttäjällä sähköinen postilaatikko käytössä?

Samalla on tärkeää varmistaa, että suunnitellut käyttötavat ovat Suomi.fi-viestien käyttöehtojen mukaisia.

Suunnittelun tukena voitte hyödyntää:

• kuvauksia toiminnallisuuksista
• kuvauksia palvelun käyttökohteista
• ohjeita viestisisältöjen ja ilmoituksien muotoilusta
• Digi- ja väestötietoviraston asiantuntijoiden neuvontaa.

Jos ette ole varmoja, soveltuuko suunnittelemanne käyttötapa Suomi.fi-viesteihin, voitte olla yhteydessä osoitteeseen viestit-kayttoonotot@dvv.fi.

Huomioikaa myös käytettävyys

Teknisten vaatimusten lisäksi kilpailutuksessa kannattaa arvioida järjestelmän käytettävyyttä. Suomi.fi-viestien käyttö on usein osa laajempaa palveluprosessia. Siksi on tärkeää, että viestien lähettäminen, käsittely ja seuranta onnistuvat luontevasti osana järjestelmän muuta käyttöä.

Käytettävyys voidaan sisällyttää kilpailutuksen arviointikriteereihin esimerkiksi käytettävyysarvioinnin, käyttötapausten tai käyttäjätestauksen avulla.

Esimerkkejä vaatimuksista

Alla oleva dokumentti sisältää esimerkkejä pakollisista vaatimuksista sekä vähimmäisvaatimuksista, jotka kannattaa ottaa huomioon.

Esimerkit on tarkoitettu suunnittelun tueksi. Ne eivät kata kaikkia organisaatioiden tarpeita tai käyttötapauksia, joten vaatimukset tulee aina mukauttaa oman toimintanne, prosessienne ja tavoitteidenne mukaisiksi.

Julkisten hankintojen tueksi Suomi.fi-viestien vaatimukset (PDF, 153,89 kt)Avautuu uuteen ikkunaan.