Suomi.fi-viestien lähettämistavat organisaatioille
Viranomaisen tulee ensisijaisesti lähettää sähköinen viesti Suomi.fi-viesteihin ja vasta toissijaisesti ohjata viesti paperipostiin tai käyttää jotain muuta sähköistä kanavaa, jos vastaanottajalla ei ole Suomi.fi-viestit käytössä.
Alle on kuvattu erilaisia lähetystapoja sähköisille ja paperisille viesteille. Tapojen yhteyteen on lisätty esimerkkitilanteita, joissa Digi- ja väestötietovirasto (DVV) suosittelee käyttämään tietynlaista viestin lähettämisen toteutustapaa.
Huomioittehan, että jos käytätte valmisohjelmistoa, kaikkia toiminnallisuuksia ei ole vielä välttämättä mahdollistettu käyttämässänne järjestelmäversiossa. Käyttämänne järjestelmä ei myöskään välttämättä mahdollista kaikkia eri lähetystapoja.
Pelkän sähköisen viestin lähettäminen Suomi.fi-viesteihin on sopiva tapa esimerkiksi silloin, kun organisaationne lähettää vastaanottajalle viestejä, joita ei lähetetä ollenkaan paperisena tai silloin, kun haluatte hoitaa mahdolliset paperipostitukset itse ettekä halua käyttää DVV:n tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua.
Huomioittehan, että julkishallinnon organisaatioiden käyttövelvoitetta tarkennetaan vuodesta 2026 alkaen osana digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuutta. Jos käyttövelvoitettuna organisaationa käytätte tiedoksiantomenettelyssä jotain muuta tapaa kuin Suomi.fi-viestejä, teidän tulee hakea tukipalvelulain mukaan poikkeuslupaa DVV:ltä. Lisäksi, jos käytätte Suomi.fi-viestien sijaan jotain muuta sähköistä tiedoksiantotapaa, teidän tulee erikseen kysyä vastaanottajalta suostumus sähköiseen tiedoksiantoon ja ylläpitää rekisteriä suostumuksen antaneista.
Vain sähköisen viestin lähettämisen voi toteuttaa kahdella tavalla:
1) Postilaatikon tilan tarkistaminen -toiminnallisuuden hyödyntäminen. Organisaationne tarkistaa postilaatikon tilan tarkistaminen -toiminnallisuudella onko loppukäyttäjällä sähköinen postilaatikko käytössä. Organisaationne lähettää sähköisen viestin, jos sähköinen postilaatikko on käytössä. Jos postilaatikko ei ole käytössä, organisaationne on varmistettava, että viesti tarvittaessa toimitetaan loppukäyttäjälle jollain muulla tavalla.
Tämä lähetystapa sopii hyvin esimerkiksi massapostituksiin. Huomioittehan, että sähköinen viesti tulisi lähettää mahdollisimman pian postilaatikon tilan tarkistamisen jälkeen, sillä vastaanottajan sähköisen postilaatikon tila voi muuttua.
2) Lähetetään kaikille vastaanottajille sähköinen viesti. Organisaationne lähettää kaikille vastaanottajille sähköisen viestin. Niiden osalta, joista REST-rajapinta palauttaa tiedon ettei sähköinen postilaatikko ole käytössä (HTTP 400, errorCode: MAILBOX_NOT_IN_USE), teidän on varmistettava, että viesti tarvittaessa toimitetaan loppukäyttäjälle jollain muulla tavalla. Lisäohjeet palautuvien vastauksien käsittelemiseksi löydätte rajapintadokumentaatiosta (api.messages.suomi.fi, englanniksi)Avautuu uuteen ikkunaan..
Tämä lähetystapa sopii etenkin yksittäisiin lähetyksiin sekä tilanteisiin, joissa organisaationne vastaa loppukäyttäjältä tulleeseen viestiin. Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuuden myötä tämä tulee olemaan entistä toimivampi tapa, sillä sähköisten viestien vastaanottajien määrä kasvaa.
Seuraavat esimerkit lähetystavoista edellyttävät, että sähköisten viestien lähettämisen lisäksi organisaationne on ottanut käyttöön Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun (TKJ-palvelu) ja käyttämässänne järjestelmässä on olemassa tuki TKJ-palvelulle teknisesti. TKJ-palvelua kannattaa hyödyntää sähköisen viestinnän rinnalla, kun haluatte Suomi.fi-viestien hoitavan viestien jakelun sekä sähköiseen että paperiseen kanavaan. Tämä säästää organisaationne aikaa ja kuluja.
Viestin lähettämistä tulee yrittää aina ensisijaisesti sähköiseen kanavaan ja vasta sitten paperiin. Näin varmistatte, että vastaanottaja saa viranomaiskirjeet valitsemallaan tavalla.
Sähköisen ja paperisen viestin lähettäminen voidaan toteuttaa kolmella eri tavalla:
1) Postilaatikon tilan tarkistaminen -toiminnallisuuden hyödyntäminen yhdessä TKJ-palvelun kanssa. Organisaationne tarkistaa, onko loppukäyttäjällä sähköinen postilaatikko käytössä. Jos sähköinen postilaatikko löytyy, lähetätte sähköisen viestin. Jos sähköistä postilaatikkoa ei ole, ohjaatte viestin TKJ-palvelun avulla paperipostiin. Paperikirjeen sisällön tarvitsee määritellä vain, jos viesti on toimitettava myös paperisena. Lisäksi riittää, että organisaationne on kerännyt osoitetiedot vain paperikirjeen vastaanottajien osalta.
Tämä tapa sopii esimerkiksi massapostituksiin. Huomioittehan, että sähköinen viesti tulisi lähettää mahdollisimman pian postilaatikon tilan tarkistamisen jälkeen, sillä vastaanottajan sähköisen postilaatikon tila voi muuttua.
2) Lähetetään kaikille vastaanottajille sähköinen viesti ja tarvittaessa paperinen TKJ-palvelun kautta. Organisaationne lähettää kaikille vastaanottajille sähköisen viestin. Niiden vastaanottajien osalta, joista REST-rajapinta palauttaa tiedon ettei sähköinen postilaatikko ole käytössä (HTTP 400, errorCode: MAILBOX_NOT_IN_USE), organisaationne lähettää TKJ-palvelun avulla viestin paperipostiin. Lisäohjeet palautuvien vastauksien käsittelemiseksi löydätte rajapintadokumentaatiosta (api.messages.suomi.fi, englanniksi)Avautuu uuteen ikkunaan..
Tämä lähetystapa sopii esimerkiksi yksittäisiin lähetyksiin. Paperisen kirjeen sisällön määrittely ja osoitetiedot tarvitaan vain niiden vastaanottajien osalta, joilla ei ole Suomi.fi-viestit käytössä. Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuuden myötä yhä harvempi vastaanottaa viestejä paperisena.
3) Viestin lähettäminen monikanavaisesti. Organisaationne lähettää viestin Suomi.fi-viestien monikanavaiseen messages-päätepisteeseen, joka automaattisesti tutkii, onko vastaanottajalla Suomi.fi-viestit käytössä vai ei. Suomi.fi-viestit jakelee viestin eteenpäin joko sähköiseen tai paperiseen kanavaan loppukäyttäjän valinnan mukaan.
Koska tässä lähetystavassa lähettämänne viesti voi ohjautua paperipostiin, on organisaationne vastuulla aina toimittaa Suomi.fi-viesteille loppukäyttäjän osoitetiedot ja viesti valmiiksi määriteltynä siten, että se voidaan tarvittaessa ohjata paperipostiin. Huomaattehan, että Suomi.fi-viesteissä ei ole integraatiota väestö- tai yritystietojärjestelmän osoitetietoja sisältävään rekisteriin.
Tämä lähetystapa soveltuu esimerkiksi tilanteisiin, joissa järjestelmänne muodostaa asiakirjasta tulostuskelpoisen PDF-tiedoston. Tällöin voitte käyttää PDF-tiedostoa paperisessa viestissä, mutta sähköisen viestin sisältö liitteineen tulee edelleen muotoilla erikseen ohjeidemme mukaisesti. Tämä on sopiva tapa myös tilanteissa, joissa sekä henkilötunnus/y-tunnus että osoitetiedot ovat tiedossa tai ne molemmat kerätään asioinnin yhteydessä. Esimerkiksi kunnan varhaiskasvatuspalveluissa usein huoltajilta kerätään sekä henkilötunnus että osoitetiedot.
Tarvittaessa voitte myös yhdistellä edellä esitettyjä tapoja. Esimerkkinä tapaus, jossa lähetetään massapostitus pidemmällä aikavälillä:
- Yhdistelmällä postilaatikon tilan tarkistus mailboxes/active ja monikanavainen lähetys /messages voitte pienentää riskiä, että loppukäyttäjän postilaatikon tila olisi välillä muuttunut. Tämä on sopiva tapa, kun henkilötunnus/y-tunnus ja osoite ovat tiedossa, eikä kyseessä ole pelkkä sähköinen viesti.
Poikkeustapauksissa lähetys on mahdollista toteuttaa myös niin, että viestiä ei toimiteta sähköisesti ollenkaan - ei edes silloin, kun vastaanottajalla on Suomi.fi-viestit käytössä. Tällaista toimintamallia voidaan tarvita esimerkiksi loppukäyttäjän elämäntilanteeseen liittyvästä erityisestä syystä tai tilanteessa, jossa Suomi.fi-viesteistä puuttuu organisaationne edellyttämä sähköisen viestinvälityksen ominaisuus.
Voitte lukea lisätietoja viestien lähettämisestä vain paperipostilla kyseistä toiminnallisuutta käsittelevällä sivulla. Voitte tutustua yleisesti paperipostin lähettämisen toiminnallisuuksiin Paperipostin lähettäminen -osiossa.