Sähköisen viestin ja ilmoituksen muotoilu
Suomi.fi-viestien kautta lähetetty sähköinen viesti koostuu loppukäyttäjän näkökulmasta:
- Itse viestistä, eli viestin otsikosta ja sen tekstisisällöstä.
- Viestin mahdollisista liitteistä, jotka voivat olla esimerkiksi päätösdokumentteja, oikaisuvaatimusohjeita, saapumisohjeita tai muita käyttäjälle oleellisia lisätietoja.
- Viestin liittyvästä uusi viesti -ilmoituksesta, joka lähetetään loppukäyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Ilmoitus lähetetään myös push-ilmoituksena, jos loppukäyttäjä on ottanut Suomi.fi-mobiilisovelluksen käyttöön.
Viestin, sen liitteiden ja siihen liittyvän ilmoituksen sisällöillä ja sisällön rakenteen muotoilulla on suuri merkitys siihen, kuinka hyvin asiakkaanne ymmärtävät saamansa viestit ja siten siihen, kuinka helposti he saavat asiansa hoidettua. Hyvin muotoillut viestit voivat siis
- parantaa käyttäjäkokemusta
- vähentää häiriökysyntää
- varmistaa prosessien tehokkaan toteuttamisen myös organisaatiossanne.
Kannattaa suunnitella tarkkaan, mitä viestiin, sen ilmoitukseen ja mahdollisiin liitteisiin kannattaa sisällyttää ja miten.
Sisältöjä suunnitellessa on tarpeen miettiä myös viestin toimitustavan, sähköisen tai paperipostin, vaikutukset lähetettävään sisältöön. Yllä luetellut sisältöseikat koskevat vain sähköisiä viestejä. Jos viesti ohjataan paperipostiin, on kaikki sisältö sijoitettava yhteen PDF-tiedostoon. Eri toimitustapojen viestien sisällölle asettamat tekniset reunaehdot on kuvattu sivuilla Sähköisen viestin sisältö ja Paperipostilla toimitettavan viestin sisältö. Halutessanne voitte räätälöidä viestejänne niin, että ne lähetetään eri sisällöillä sähköisiin postilaatikoihin ja paperipostitukseen.
Jotta organisaationne olisi helpompi suunnitella sähköisten viestien sisältöjä, on Digi- ja väestötietovirasto luonut tälle sivulle ohjeet siitä, mitä viestissä täytyy olla ja miten se kannattaa muotoilla. Organisaationne tulee noudattaa näitä ohjeita käyttäessään Suomi.fi-viestejä. Sivulle on koottu myös valmiita sisältöesimerkkejä, joita voitte halutessanne kopioida ja muokata organisaationne tarpeisiin sopiviksi.
Sisältöjen muotoiluohjeet
Alla olevat osiot kokoavat seikat, joita organisaationne tulee ottaa huomioon sähköisten viestien käyttäjäystävällisen muotoilun varmistamiseksi.
