Suomi.fi-viestien käyttöönotto järjestelmätoimittajana

Sivun ohjeistus on tarkoitettu järjestelmätoimittajille, jotka toteuttavat Suomi.fi-viestien integraation omiin järjestelmiinsä tai tarjoavat sitä osana asiakkailleen toimitettavia ratkaisuja. Suomi.fi-viestien liittämiseen järjestelmiin onkin nyt enemmän syitä kuin koskaan aiemmin.

• Uusi REST-rajapinta tekee liittymisestä helpompaa ja modernimpaa. Kyseessä on suoraliityntä.
• Suomi.fi-viestien käyttö on ollut viranomaisille velvoittavaa jo vuodesta 2017 lähtien. Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuuden myötä lainsäädäntö tulee velvoittamaan myös henkilöitä Suomi.fi-viestien käyttöön. 2026 alkaen arviolta 4 miljoonaa suomalaista vastaanottaa sähköisiä viestejä Suomi.fi-viesteihin.
• Mahdollistamalla integraation Suomi.fi-viesteihin viranomaiset pystyvät täyttämään lainvelvoitteen ja saamaan samalla merkittäviä säästöjä postituskuluista sekä työtehtävien tehostumisella.

Suomi.fi-viestit kannattaa integroida järjestelmiin nyt, jotta myös jatkossa pysytte mahdollisena liityntävaihtoehtona vaatimusten kiristyessä. Voitte lukea digitaalisen viestinnän ensisijaisuudesta lisää Ensisijaisesti digitaalinen posti -sivulta.

Uuden integraation kehitys ja testaus

Jos olette toteuttamassa uutta integraatiota Suomi.fi-viesteihin, teidän tulee kehitystyön aloittamiseksi täyttää Palvelutietolomake (DOCX, 218,18 kt)Avautuu uuteen ikkunaan. ja toimittaa se Digi- ja väestötietovirastolle (DVV) osoitteeseen viestit-kayttoonotot@dvv.fi.

Palvelutietolomakkeen tietojen perusteella teille lisätään käyttöoikeudet Suomi.fi-viestien testiympäristöön ja saatte REST-rajapinnan testitunnukset.

• Järjestelmätoimittajana teille ei luoda tunnuksia tuotantoympäristöön. Tuotantotestaaminen tapahtuu aina asiakkaan tiedoilla.

Halutessanne teille voidaan tilata järjestelmätoimittajan maksullinen TKJ-tunnus kehitystä ja testausta varten. TKJ-testitunnus tilataan TKJ-tilauslomakkeella.

Tunnukset saatuanne voitte aloittaa integraation kehittämisen ja testauksen

REST-rajapinnan testitunnusten avulla saatte pääsyn Suomi.fi-viestien testiympäristöön ja voitte aloittaa integraation kehittämisen ja testauksen.

Käykää läpi Teknisen käyttöönoton vaiheet testiympäristön osalta.

• Suunnitteluvaiheessa kannattaa olla yhteydessä DVV:hen. DVV:n asiantuntijoilla on tietoa asiakastarpeista, viestien käyttötapauksista ja teknisistä toteutusvaihtoehdoista.
• Kehitysvaiheessa on suositeltavaa ottaa työhön mukaan asiakkaat eli viestejä lähettävät organisaatiot. Näin voitte parhaiten tunnistaa, millä REST-rajapinnan toiminnallisuuksilla tai muilla itse kehitettävillä automaatioilla voitte parhaiten tehostaa organisaation päivittäistä työtä. Esimerkiksi REST-salasanan vaihtoprosessi kannattaa automatisoida.

Kun kehitystyö on valmis ja olette valmiita ottamaan asiakkaita tuotantoon, ilmoittakaa asiasta DVV:lle. Ilmoittakaa samalla myös ohjeistamme löytyvää järjestelmätoimittaja listausta varten kuvaus järjestelmästänne ja siitä, miten Suomi.fi-viestejä voidaan hyödyntää sekä linkki haluamallanne sivulle.

Lisäättehän myös omille verkkosivuillenne ja viestintämateriaaleihin tiedon, että järjestelmäänne on saatavilla integraatio Suomi.fi-viesteihin sekä ohjeistuksen, miten se toimii ja mitä toiminnallisuuksia se tukee.

Organisaatioille suunnattuja ohjeita, joita voitte hyödyntää suunnittelun ja kehitystyön tukena:

• Palvelukuvaus
• Suomi.fi-viestien toiminnallisuudet
• Sähköisen viestin ja ilmoituksen muotoilu
• Suomi.fi-viestien ja asiointipalvelun välisen suhteen huomioiminen
• Elämäntilanteiden vaikutukset
• Testausohjeet
• Suorituskyky

Organisaation liittäminen ja käyttöönotto

Asiakkaiden kanssa tapahtuvassa käyttöönotossa teillä on järjestelmätoimittajana keskeinen rooli sekä teknisessä toteutuksessa että asiakkaan hallinnollisen prosessin tukemisessa.

Käyttölupa

Järjestelmätoimittajana ette tarvitse käyttölupaa, mutta organisaatio voi tarvita Suomi.fi-viestien käyttöluvan.

Voitte kuitenkin yhdessä asiakasorganisaatioiden kanssa sopia välitoimijamallin hyödyntämisestä, jolloin täytätte käyttöluvan asiakasorganisaation puolesta. Välitoimijamalli helpottaa pääosin teknistä sisältöä olevan käyttölupahakemuksen täyttämistä tilanteissa, joissa asiakasorganisaatio ei itse ole parhaiten hakemuksen teknisen sisällön tunteva toimija.

Huomioittehan, että käyttövelvoitettu organisaatio ei välttämättä tarvitse uutta käyttölupaa, jos se on jo aikaisemmin hakenut laajan käyttöluvan Suomi.fi-viestien käyttämiseksi. Tarkemmat ohjeet organisaatioille käyttöluvasta ja sen hakemisesta löytyy Käyttöluvan hakeminen -sivulta.

Hallinnollinen käyttöönotto

Jokaisen Suomi.fi-viestien asiakasorganisaation tulee käydä läpi Hallinnollinen käyttöönotto -sivulla kuvattu prosessi. Organisaation tulee täyttää ja palauttaa DVV:lle palvelutietolomake käyttöönoton aloittamiseksi ja myöhemmin tarkistuslista tuotantokäytön aloittamiseksi.

Palvelutietolomake

Palvelutietolomake on edellytys Suomi.fi-viestien REST-rajapinnan tuotantopuolen tunnuksien saamiselle. Tukekaa asiakasorganisaatiota lomakkeen täyttämisessä erityisesti näiltä osin:

• asiakasorganisaation IP-osoite
• organisaation nimi
• palvelun nimi.

Palvelun nimeksi ei suositella esimerkiksi järjestelmän nimeä. Palvelun nimen tulee kuvata palvelua loppukäyttäjälle selkeästi. Tavoitteena on, että viestin vastaanottaja tunnistaa helposti, mistä palvelusta on kyse.

Palvelutietolomakkeella kysytään, mihin osoitteeseen DVV toimittaa REST-tunnuksiin liittyvän väliaikaisen salasanan. Organisaatio voi ilmoittaa tässä järjestelmätoimittajan yhteyshenkilön tiedot, jos on tarkoituksenmukaista, että salasana toimitetaan suoraan toimittajalle.

Suosittelemme, että varmistatte yhdessä asiakkaan kanssa, ovathan lomakkeen tiedot oikein. Palvelutietolomake ohjeineen löytyy hallinnollisen käyttöönoton kohdasta 4. Täyttäkää ja palauttakaa palvelutietolomake.

Käyttöönoton tarkistuslista

Käyttöönoton tarkistuslista auttaa organisaatiota varmistamaan, että kaikki tarvittavat vaiheet on käyty läpi ja prosessit mietitty ennen tuotantokäytön aloittamista. Voitte hyödyntää tarkistuslistaa ohjatessanne asiakasta hallinnollisen käyttöönoton aikana.

Esimerkiksi seuraavat asiat on hyvä varmistaa ja tarvittaessa ohjeistaa asiakasorganisaatiolle:

• Viestien vastaanottaminen loppukäyttäjiltä: Onko järjestelmässä tuki loppukäyttäjien vastauksille ja miten viestikohtainen vastausmahdollisuus määritellään.
• Viestien sisältö: ohjataanko loppukäyttäjä viestistä linkillä asiointipalveluun vai löytyykö kaikki tarvittava tieto itse viestistä.
• Sähköposti-ilmoituksien hallinta: Otetaanko lukematon viesti -ilmoitukset pois päältä tai onko tarve lähettäjän nimen piilottamiselle.
• Sähköposti-ilmoitusten muokkaus: Tarvitaanko muutoksia sähköposti-ilmoituksen otsikkoon tai sisältöön ja miten muutokset tehdään.
• Tekstisisältö: onko asiakkaalla tarve hyödyntää esimerkiksi lihavointeja tai listauksia viestin sisällä ja miten se tapahtuu.
• Tilatiedot: Miten tilatietoja voi seurata tai onko niiden ympärille rakennettu lisäautomaatiota.

Varmistattehan, että esimerkiksi viestien ilmoituksien ja sisältöjen muotoiluun liittyvät seikat huomioidaan jo kehitysvaiheessa. Tämä tukee sujuvaa viestintää ja varmistaa, että palvelu toimii asiakkaan arjessa organisaation toivomalla tavalla. Käyttöönoton tarkistuslista ohjeineen löytyy hallinnollisen käyttöönoton kohdasta 7. Siirtykää tuotantokäyttöön ja päättäkää projekti.

Tekninen käyttöönotto

Myös tekninen käyttöönottoprosessi pitää sisällään asiakaskohtaisia vaiheita, mutta nämä vaihtelevat järjestelmästä riippuen.

Muistakaa sopia asiakkaidenne kanssa vastuunjaosta niin käyttöönoton kuin ylläpidon osalta.