Suomi.fi-viestien ja asiointipalvelun välisen suhteen huomioiminen

Jos organisaatiollanne on asiointipalvelu, jossa esitetään samaa tietoa kuin mitä Suomi.fi-viesteihin lähetetään tai jonne loppukäyttäjän pitää osata siirtyä Suomi.fi-viesteistä, tulee Viestien ja asiointipalveluiden roolit asiakasviestinnässä määritellä selkeästi.

Loppukäyttäjälle on hämmentävää, jos hänelle jää epäselväksi mitä viestintää pitäisi odottaa asiointipalvelusta, mitä Suomi.fi-viesteihin, mitä postilla kotiin tai mitä kenties jollain muulla tavalla. Hämmentävää on myös saada ilmoituksia samasta asiasta useaa eri kautta. Onkin tärkeää, että organisaationne miettii vastaukset ainakin seuraaviin kysymyksiin:

• Onko sama tieto saatavilla useammassa paikassa?
• Onko käytössä useampi eri viestintäkanava?
• Onko viestittävä asia sellainen, mihin käyttäjän pitäisi pystyä reagoimaan ja jatkamaan prosessia asiointipalvelussa?

Jos vastaus edes osaan yllä olevista kysymyksistä on kyllä, tulee organisaationne luoda selkeä linjaus siihen, mitä kautta tietoa tarjotaan ja kuinka asiakkaallenne kuvataan selkeästi, mistä hän voi odottaa mitäkin viestintää saavansa.

Tätä työtä tukevat seuraavat ohjeet:

• Organisaationne tulee noudattaa Suomi.fi-viestien ohjeita viestien muotoilusta ja sisällöstä. Erityisesti tiedoksiannon tietosisällön toimittaminen ensisijaisesti Suomi.fi-viesteihin ja mahdollisimman tarkkojen linkitysten merkitys korostuu kun Viestejä käytetään yhdessä asiointipalveluiden kanssa. Tarkemmat ohjeet löydätte Sähköisen viestin ja ilmoituksen muotoilu -sivulta.
• Kun Suomi.fi-viestejä käytetään yhdessä asiointipalvelun kanssa, tulee ilmoituksen lähettämistä samasta asiasta kahdesta eri paikasta välttää. Jos organisaatiollanne on tarve lähettää samasta asiasta ilmoitus myös muuta kautta kuin Suomi.fi-viesteillä (esim. ajanvaraus, josta halutaan tiedottaa myös tekstiviestillä), asettakaa Viesteihin lähtevän viestin asetukset niin, ettei lukemattomasta viestistä lähde ylimääräistä ilmoitusta. Näihin asetuksiin voitte tutustua tarkemmin Ilmoitusten hallinta -sivulla.
• Suosittelemme hyödyntämään Suomi.fi-viestien tarjoamaa "Luettu"-tilatietoa, jotta voitte varmistua siitä, että asiakkaanne on varmasti vastaanottanut tärkeän viestinne. Voitte lukea tästä lisää Viestien tilatietojen seuraaminen -sivulla.
• Viestikää organisaationne asiakkaille asiointitapahtumien yhteydessä, miten asiointiprosessi etenee ja miten päätös hänelle toimitetaan. Olemme koonneet vinkkejä Suomi.fi-viestien käytöstä tiedottamiseen Viestintämateriaalit-sivulle.