Viestintämateriaalit
Kun otatte organisaatiossanne Suomi.fi-viestit käyttöön, käyttöönoton yhteydessä on huomioitava sisäinen ja ulkoinenkin viestintä Suomi.fi-viestien käytöstä.
- Erityisesti asiakastyötä tekevien täytyy tietää, miten organisaatiossa Suomi.fi-viestejä käytetään, jotta he osaavat ohjeistaa asiakkaitanne.
- Verkkosivuilta, asiointipalvelusta ja lomakkeilta tulisi löytyä tieto siitä, jos loppukäyttäjä saa palveluun liittyvät asiakirjat Suomi.fi-viesteihin.
Digi ensin -muutosviestintä
Digi ensin -muutoksesta viestimisen tueksi Digi- ja väestötietovirasto on tuottanut viestintämateriaalipaketin organisaatioiden käyttöön. Viestintämateriaalipaketista löydätte mm. tiedotepohjia, kuvamateriaalia someen ja infonäytöille, verkkobannereita, ohjekuvia ja muistilistan asiakaspalvelijoiden tueksi.
Digi ensin -viestintämateriaalit löytyvät Digi ensin -hankkeen sivuilta (dvv.fi)Avautuu uuteen ikkunaan..
Sisäinen viestintä
Käyttöönottoprosessin aikana olisi hyvä kuvata vähintään seuraavat asiat ja tiedottaa niistä organisaation sisällä:
- Mitä tiedoksiantoja organisaationne lähettää asiakkaille Suomi.fi-viestien kautta.
- Lähetetäänkö Suomi.fi-viestien kautta muita viestejä, kuten lisätietopyyntöjä, laskuja, vastaanottokuittauksia tai jotain muuta.
- Lähetetäänkö viestit Suomi.fi-viestien kautta ja ohjautuuko se paperipostiin, valitseeko asian käsittelijä lähetystavan vai lähetäänkö sama viesti usean kanavan kautta.
- Miten asiakaspalvelija voi tarvittaessa tarkistaa, mihin kanavaan loppukäyttäjälle lähetetty viesti on lähtenyt.
- Voivatko loppukäyttäjät lähettää uusia viestejä tai lomakkeita organisaatiollenne Suomi.fi-viestien kautta, mihin lomakkeet ja viestit saapuvat ja miten ne käsitellään.
- Miten Suomi.fi-viestien käytöstä kerrotaan asiakkaillenne verkkosivuillanne, ja miten siitä tulisi kertoa asiakaspalvelussa.
Ulkoinen viestintä
- Viestinnän suunnittelun tueksi käyttöönoton yhteydessä DVV:n verkkosivuilta löytyy materiaaleja kuten kuvabannereita sekä viestintäsuunnitelman pohja: Suomi.fi-viestit | Digi- ja väestötietovirasto | Digi- ja väestötietovirasto (dvv.fi)Avautuu uuteen ikkunaan.
- Apua loppukäyttäjien ohjeistamiseen, palvelun saavutettavuustiedot ja usein kysytyt kysymykset löytyvät Suomi.fi-verkkosivuilta loppukäyttäjilleAvautuu uuteen ikkunaan..
- Oppi- ja tukimateriaaleja kansalaisten opastamiseen digiasioinnissa löytyy myös DVV:n Digituen sivuiltaAvautuu uuteen ikkunaan..
Olemme koonneet alle esimerkkitekstejä, joita organisaationne voi hyödyntää viestiessään asiakkaillenne Suomi.fi-viesteistä. Esimerkkitekstejä saa vapaasti muokata ja täydentää oman organisaation tarpeisiin soveltuvaksi. Näiden tekstien tarkoitus on auttaa hahmottamaan, mitä asioita Suomi.fi-viesteistä on hyvä loppukäyttäjille kertoa.
Hyviä paikkoja ohjeteksteille verkkosivuillanne ovat esimerkiksi yhteystiedot-sivu, sähköinen asiointi -sivu, palveluiden yhteystiedoista tai asioinnista kertova sivu tai Suomi.fi-viestejä toiminnassaan hyödyntävästä palvelustanne kertova sivu.
Huomaattehan, että ohjeet ovat tarkoitettu muokattavaksi oman organisaationne tarpeiden mukaan. Tarkistattehan myös linkkien toimivuuden ennen julkaisua.