Elämäntilanteiden vaikutukset
Loppukäyttäjien erilaisilla elämäntilanteilla voi olla vaikutusta Suomi.fi-viestien käyttöön organisaatiossanne. Organisaationne on huolehdittava, että se kantaa sille kuuluvat vastuut viestien lähettämisestä myös näissä tilanteissa. Tällaiset poikkeustilanteet on hyvä tunnistaa ja huomioida jo käyttöönottovaiheessa, kun organisaationne muotoilee asiakaspolut. Tälle sivulle on koottu erilaisiin elämäntilanteisiin ja niiden aiheuttamiin muutoksiin liittyviä ohjeita.
Loppukäyttäjä voi antaa suostumuksensa Suomi.fi-viestien käyttöön, jolloin hän voi vastaanottaa sähköisiä viestejä. Käyttäjä voi myös lähettää viestejä organisaatiollenne, jos organisaationne on sen sallinut. Loppukäyttäjä voi milloin vain perua suostumuksensa, jolloin hän ei voi enää vastaanottaa tai lähettää sähköisiä viestejä. Hän voi kuitenkin tarkastella ennen suostumuksen perumista vastaanottamiaan viestejä.
Vuodesta 2026 lähtien täysi-ikäiset henkilöt saavat Suomi.fi-viestit käyttöön tunnistautumisen yhteydessä ilman erillistä suostumusta. Henkilö voi aina tarvittaessa omalla ilmoituksellaan palata takaisin paperipostin vastaanottajaksi.
Lue tarkemmin tulevasta muutoksesta Digi ensin -hankkeen sivuilta. Avautuu uuteen ikkunaan.(dvv.fi)
Loppukäyttäjä voi valtuuttaa toisen henkilön, yrityksen tai yhteisön käyttämään Suomi.fi-viestejä puolestaan. Suomi.fi-viesteissä voidaan antaa hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetun lain (tukipalvelulaki, 571/2016)Avautuu uuteen ikkunaan. 10 §:n mukaisesti yleisvaltuutus kaikkeen sähköisten viestin lukemiseen, lähettämiseen ja hallinnointiin.
Organisaationne on siis huomioitava, että loppukäyttäjälle lähettämiänne viestejä voi lukea myös toinen hänen valtuuttamansa taho. Jos lähettämänne asia on sellainen, etteivät henkilön mahdollisesti valtuuttamat tahot saa nähdä sen sisältöä, estäkää viestin sähköinen toimitus. Lukekaa viestin ohjaamisesta vain paperipostilla toimitettavaksi Viestin lähettäminen vain paperipostilla -sivulla.
Voitte lukea lisää valtuuttamisesta loppukäyttäjien ohjeesta Toisen henkilön puolesta asiointi ViesteissäAvautuu uuteen ikkunaan..
Alaikäisen huoltajalla on automaattisesti pääsy huollettavan Suomi.fi-viesteihin ja täydet asiointivaltuudet, jos hän on laillinen huoltaja väestötietojärjestelmässä. Kuitenkin joissain tilanteissa huoltajan pääsy alaikäisen lapsen viesteihin voi olla estynyt. Voitte tutustua alaikäisen puolesta asioinnin yksityiskohtiin loppukäyttäjien ohjeessa Alaikäisen Viestien käyttöAvautuu uuteen ikkunaan..
Organisaationne on käytettävä harkintaa ja tunnettava oma vastuunsa viestiessään alaikäiselle Suomi.fi-viestien välityksellä. Alaikäiselle ei tule lähettää yksityisiä asioita koskevia viestejä sähköisesti, sillä huoltajalla voi olla pääsy huollettavansa sähköiseen postilaatikkoon Suomi.fi-viesteissä. Organisaationne asiantuntijan, esimerkiksi lääkärin, tulee tunnistaa nämä tilanteet ja estää viestien sähköinen toimitus. Lukekaa viestin ohjaamisesta vain paperipostilla toimitettavaksi Viestin lähettäminen vain paperipostilla -sivulla.
Edunvalvonnassa oleminen ei lähtökohtaisesti rajoita Suomi.fi-viestien käyttöä mitenkään.
Organisaationne tulee olla tietoinen, jos viestin vastaanottaja on edunvalvonnan tai edunvalvontavaltuutuksen alainen, sekä mitkä asiat tällöin kuuluvat edunvalvojan tai edunvalvontavaltuutetun hoidettavaksi. Edunvalvojalla tai edunvalvontavaltuutetulla voi olla pääsy päämiehensä postilaatikkoon Suomi.fi-viesteissä, mutta suosittelemme tiedoksiantojen lähettämistä sekä päämiehelle että edunvalvojalle/edunvalvontavaltuutetulle erikseen. Tällöin molemmat varmasti saavat tarvittavat tiedot päämiestä koskevista asioista.
Löydätte lisää tietoa edunvalvonnasta loppukäyttäjien ohjeesta EdunvalvontaAvautuu uuteen ikkunaan..
Turvakielto ei vaikuta loppukäyttäjän asiointiin Suomi.fi-viesteissä. Turvakieltomerkintä voi kuitenkin vaikuttaa Suomi.fi-viestien käyttämiseen puolesta-asiointitilanteissa, sillä henkilön antamat valtuudet raukeavat turvakiellon tullessa voimaan.
Suomi.fi-viestit ei tarjoa osoitetietojen hakua väestö- tai yritystietojärjestelmästä. Osoitetietojen toimittaminen lähetyksen mukana on organisaationne vastuulla.
Jos haluatte välttää turvakiellossa olevan henkilön osoitetietojen tarpeetonta käsittelyä sähköisessä postilaatikossa, suosittelemme hyödyntämään automaattisesti luotua osoitesivua viestin lähetyksessä. Tällöin sähköisessä muodossa toimitettavaan tiedoksiantoon ei ole pakko sisällyttää vastaanottajan osoitetietoja. Jos tiedoksianto ohjautuu paperipostitukseen, Suomi.fi-viestit lisää sanomassa annettujen osoitetietojen avulla PDF-tiedostoon osoitesivun ennen postille toimittamista. Lukekaa lisää osoitesivun lisäämisen pyytämisestä Osoitesivun muodostaminen -sivulta.
Jos Suomi.fi-viestien loppukäyttäjän henkilötunnus muuttuu, hän ei enää pääse vanhaan sähköiseen postilaatikkoonsa. Loppukäyttäjä voi ottaa Suomi.fi-viestit uudelleen käyttöön uudella henkilötunnuksella. Tilanne ei vaadi organisaatioltanne toimenpiteitä, mutta vanhalla henkilötunnuksella lähetetyt viestit eivät välttämättä päädy vastaanottajan luettavaksi, jos hän ei ole siirtynyt vanhalla henkilötunnuksellaan paperipostitukseen ennen henkilötunnuksen muuttumista.
Organisaatioltanne ei vaadita erityisiä toimenpiteitä, jos lähettämänne viestin vastaanottaja on kuollut. Suomi.fi-viestit hakee tiedon loppukäyttäjän kuolemasta väestötietojärjestelmästä, jonka jälkeen henkilön sähköinen postilaatikko suljetaan. Jos käytätte monikanavaista viestin lähetystä, postilaatikon sulkemisen myötä viestit ohjataan paperipostitukseen automaattisesti.
Kuolinpesällä ei ole pääsyä vainajan Suomi.fi-viesteihin. Kuolinpesän pyynnöstä Digi- ja väestötietovirasto voi kuitenkin pyytää viimeisen kolmen kuukauden ajalta viestejä lähettäneitä organisaatioita toimittamaan vainajan Suomi.fi-viesteihin saapuneet viestit kuolinpesälle paperikirjeenä. Pyynnön tapahtuessa on organisaationne päätettävä itse, mitkä vainajan saamista viesteistä lähetätte kuolinpesälle.
Vuonna 2027 Suomi.fi-viestit tulee tarjoamaan julkishallinnon organisaatioille uuden, tehokkaan tavan tavoittaa kuolinpesän osakkaat digitaalisesti, kun uusi kuolinpesän osakasrekisteri otetaan käyttöön. Lue lisää uudistuksestaAvautuu uuteen ikkunaan. (dvv.fi)