Suomi.fi-viestien käyttökohteet organisaatioille

Käyttövelvoitettujen julkishallinnon organisaatioiden tulee lähettää ensisijaisesti Suomi.fi-viesteihin hallintolain mukaiset tiedoksiannot, kuten päätökset ja muut asian käsittelyyn vaikuttavat asiakirjat.

Suomi.fi-viestien kautta on mahdollista lähettää myös sähköinen todisteellisen tiedoksianto, jos organisaatiossanne tarvitaan juridisesti sitova tieto siitä, että viesti on vastaanotettu.

Esimerkki: Hyvinvointialue lähettää asiakkaalleen tiedoksi päätöksen maksukyvyn mukaan määräytyvästä maksusta. Viestissä kerrotaan palvelusta perittävän maksun suuruus, perustelut ja maksuohjeet. Lisäksi kerrotaan viranhaltijan tiedot sekä oikaisuvaatimusohjeet. Liitteenä on päätösasiakirja.

Tavoite: Varmistetaan, että asianosainen saa tiedon häntä koskevasta asiasta virallisesti ja luotettavasti, jotta hän voi käyttää oikeuksiaan, antaa selvityksensä tai ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.

Hyödyt: Nopea toimitus, jäljitettävyys ja turvallisuus. Organisaationne säästää hallinnollisissa kuluissa ja postituskuluissa.

Asiakastarinat:

• Suomi.fi-viestit on vähentänyt paperipostin määrää merkittävästi Tampereen varhaiskasvatuksessa – “Viestit hyödyttäisi kuntaorganisaatioita laajemminkin”
• Poliisi laajensi Suomi.fi-viestien käyttöä: “Parhaimmillaan Viestien käyttö voi nopeuttaa rikostutkintaa”
• Suomi.fi-viestit nopeuttivat työtä ja paransivat asiakaspalvelua Hämeenlinnassa - Suomi.fi kehittäjille

Organisaationne voi lähettää sähköisen viestin loppukäyttäjälle, kun hänen asiansa on otettu käsittelyyn tai organisaationne voi lähettää muita väliaikatietoja asian käsittelyn etenemisestä, asiankäsittelyyn sisältyvistä vaiheista sekä asian valmistumisesta.

Esimerkki: Kunta lähettää loppukäyttäjälle tiedon sähköisenä viestinä, kun asiankäsittely alkaa. Viestissä kerrotaan asian diaarinumero, asiankäsittelijän nimi ja yhteystiedot, arvio käsittelyajasta ja kerrotaan, että loppukäyttäjä saa tiedon Suomi.fi-viesteihin, kun asiankäsittely valmistuu. Viestissä on myös ohjeet, miten loppukäyttäjä voi olla tarvittaessa yhteydessä lisätietojen saamiseksi.

Tavoite: Loppukäyttäjä saa asian etenemisestä väliaikatietoja: asia (esim. hakemus) on saapunut perille, asia on otettu käsittelyyn ja asian käsittely etenee organisaation sisällä. Loppukäyttäjä pidetään ajan tasalla ilman, että hän kokee tarvetta väliaikatietojen kyselemiseen.

Hyödyt: Lisäarvoa tuottava palvelua, jota kannattaa hyödyntää erityisesti sähköisessä asioinnissa, mutta ei paperikirjeen muodossa. Loppukäyttäjä tietää, miten asia etenee, joten asiakaspalvelu ei ruuhkaudu kyselyistä. Läpinäkyvyys ja luottamus käsittelyprosessia kohtaan kasvaa.

Organisaationne voi hyödyntää Suomi.fi-viestejä erilaisten ennakoivien asiakasviestien lähettämiseksi. Ennakoivat viestit voivat liittyä esimerkiksi siihen, että palveluun on tulossa asiakkaita koskevia merkittäviä muutoksia tai aikaisemmin myönnetyn luvan voimassaolo on päättymässä.

Esimerkki: Virasto lähettää yritykselle sähköisen viestin, jossa muistutetaan myönnetyn luvan päättymisestä kuukauden päästä. Samassa viestissä on annettu ohjeet, miten yritys voi hakea luvalle jatkoaikaa sähköisessä asiointipalvelussa.

Tavoite: Tavoitteena on tukea sujuvaa asiointia ennakkoon annettavan tiedon avulla, jotta loppukäyttäjä voi toimia ajoissa ja näin välttyä viivästyksiltä tai mahdollisilta ongelmilta.

Hyöty: Loppukäyttäjälle tarjotaan lisäarvoa tuottavia, asiakaslähtöisiä palveluita sähköisessä ja saavutettavassa muodossa. Asiakkaalla on mahdollisuus ennakoida ja tehdä toimenpiteitä hyvissä ajoin.

Voitte lähettää loppukäyttäjille esimerkiksi ajanvaraustietoja, muistutuksia, lisätietopyyntöjä, tietojen tarkistuspyyntöjä, laskuja, maksuja, kuitteja tai muita viestejä, joilla on merkitystä loppukäyttäjän asian hoitamisessa.

Esimerkki: Hyvinvointialue lähettää asiakkaalleen ajanvarausvahvistuksen sähköisenä viestinä. Viesti sisältää linkin asiointipalveluun, jonka kautta ajanvarausta voi tarvittaessa muuttaa. Hyvinvointialue seuraa tilatietojen avulla onko ajanvarausvahvistus saavuttanut loppukäyttäjän. Hyvinvointialue on rakentanut tilatietojen ympärille oman automaation, jossa loppukäyttäjälle lähtee lisäksi tekstiviesti, jos loppukäyttäjä ole käynyt lukemassa saapunutta viestiä.

Tavoite: Organisaationne varmistaa, että loppukäyttäjä saa tarvittavat tiedot ja ohjeet voidakseen reagoida ajoissa ja toimia oikein. Näin taataan sujuva ja selkeä asiointi.

Hyödyt: Viestinnän nopeus ja ajantasaisuus, organisaation saamat säästöt, sähköisten viestien seurattavuus.

Asiakastarinat:

• Traficom nosti Suomi.fi-viestien avulla ajoneuvoverojen verkkolaskutusprosenttia yli 10 prosenttiyksikköä - Suomi.fi kehittäjille
• Suomi.fi-viestien käyttöönotto poisti ajanvarauksen rutiininomaisia tehtäviä - Suomi.fi kehittäjille
• Suomi.fi-viestit säästivät työaikaa Karkkilassa – jopa 50 % vähemmän manuaalityötä - Suomi.fi kehittäjille
• Pirkanmaan hyvinvointialue tehostaa asiakasviestintää Suomi.fi-viestien avulla