1. Fas: Digitalt som förstahandsval i myndighetskommunikation
Användningsskyldigheten och användarrätten för Suomi.fi-meddelanden förblir oförändrade. Statliga myndigheter samt kommuner och välfärdsområden har sedan 2017 varit skyldiga att använda Suomi.fi-meddelanden för digital kommunikation. Även företag och andra aktörer som sköter offentliga förvaltningsuppgifter har rätt att använda stödtjänsterna.
Vad förändras:
- Antalet mottagare av elektroniska meddelanden ökar till uppskattningsvis 4 miljoner invånare år 2026.
- Organisationernas användningsskyldighet preciseras till att i fortsättningen gälla särskilt delgivningar enligt 54 § i förvaltningslagen.
Vad ska myndigheten skicka till Suomi.fi-meddelanden 2026?
Följande delgivningar måste skickas via Suomi.fi-meddelanden, till exempel:
- beslut
- notifikationer (t.ex. om utförande av inspektion eller hörande)
- kallelser (t.ex. till hörande av vittne eller till ett tillfälle där en part lägger fram en muntlig utredning)
- annan handling som påverkar handläggningen av ärendet (t.ex. uppmaning om komplettering, inspektionsberättelse, ankomstanmälan för handlingen, uppskattning av tidpunkten för beslutet)
Listan är riktgivande och varje organisation ska bedöma vilka av dess egna handlingar som omfattas av tillämpningsområdet för 54 § i förvaltningslagen.
En organisation ska ansöka om undantag från användningsskyldigheten om den i regel använder något annat sätt än Suomi.fi-meddelanden för att skicka delgivningar.
En organisation som är skyldig att använda tjänsten kan dessutom skicka andra Suomi.fi-meddelanden till Suomi.fi-meddelanden. Exempel på sådana meddelanden är påminnelser, tidsbokningsuppgifter, fakturor eller begäran om tilläggsuppgifter. Om organisationen så önskar kan den också ta emot elektroniska meddelanden från sina egna kunder.
Fördelarna med Suomi.fi-meddelanden för en organisation inom den offentliga förvaltningen kommer att mångdubblas i och med att mottagarna av Suomi.fi-meddelanden ökar. År 2026 tar uppskattningsvis upp till 4 miljoner finländare emot elektroniska myndighetsmeddelanden. I vårt blogginlägg kan du läsa mer om vilka fördelar organisationerna får av Suomi.fi-meddelanden.
Förvaltningslag 434/2003 (finlex.fi)Öppnas i ett nytt fönster.
Inför Suomi.fi‑meddelanden i organisationen steg för steg
Ta reda på om er organisation redan använder Suomi.fi‑meddelanden för något ändamål. Observera att de åtgärder som beskrivs här behandlas ur perspektivet för organisationer med användningsskyldighet.
1. Kartlägg organisationens nuläge för Suomi.fi‑meddelanden
- Har er organisation redan en anslutning till Suomi.fi‑meddelanden?
- Om ja, används anslutningen aktivt eller är det fråga om en äldre och oanvänd anslutning?
Organisationer kan granska användningsaktiviteten till exempel via användningsstatistiken. Rapporter för alla Suomi.fi‑tjänster finns tillgängliga genom att logga in i ServiceadministrationenÖppnas i ett nytt fönster..
Observera att de gamla gränssnitten stängs helt den 1.1.2027, vilket innebär att organisationerna måste vidta åtgärder och övergå till REST‑gränssnittet under år 2026.
2. Ta reda på vilka myndighetsdelgivningar som skickas från organisationen
- I vilka av organisationens tjänster, processer eller beslutsprocesser uppstår delgivningar enligt 54 § i förvaltningslagen?
- Hur och varifrån skickas dessa delgivningar till kunderna för närvarande?
- Samlas personbeteckningar in i samband med tjänsten eller processen?
- Vilka system är kopplade till handläggningen och sändningen av delgivningar?
- Ska man ansöka om undantagslov till någon del?
3. Bedöm hur organisationens verksamhet och processer förändras
- Vem (grupper av medarbetare) i organisation bör känna till förändringen?
- Vilka ändringar behövs i systemen och avtalen?
- Vilka konsekvenser har förändringen för dataskyddet?
- Sker det förändringar i de uppgifter som handläggs i processerna?
4. Planera den interna och externa kommunikationen angående förändringen och användningen av Suomi.fi-meddelanden
Säkerställ att de som arbetar med kundservice i er organisation
- Kan handleda kunderna i användningen av Suomi.fi-meddelanden
- Vet var man vid behov får stöd och hjälp med att ge digitalt stöd och i frågor i anslutning till användningen av Suomi.fi-meddelanden
- Kan beakta kundernas eventuella specialbehov.
Ett kommunikationsmaterialpaket som har tagits fram som stöd för organisationernas externa kommunikation finns på Prioritera digitalt -projektets webbplats (dvv.fi)Öppnas i ett nytt fönster.. Med hjälp av materialet redogör ni för kunderna om Prioritera digitalt-förändringen och säkerställer att er kundservicepersonal är beredd att svara på frågor från kunderna.
Som en del av ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden ska ni också utnyttja kommunikationsmaterialet för Suomi.fi-meddelanden. Redogör tydligt för era kunder i vilka tjänster er organisation använder Suomi.fi-meddelanden och vad er organisation skickar till Suomi.fi-meddelanden.
5. Planera ibruktagandet eller den utvidgade användningen av Suomi.fi-meddelanden
Till vad kan er organisation använda Suomi.fi-meddelanden? Vad är möjligt att skicka elektroniskt till kunderna? Bekanta er åtminstone med servicebeskrivningen, användningsfallen och särdragen hos ett bra elektroniskt meddelande. Fundera på det tekniska genomförandet. Ansluter ni er till Suomi.fi-meddelandens REST-gränssnitt med ett eget system eller utnyttjar ni systemleverantörernas integrationer?
6. Inled ibruktagandet av Suomi.fi-meddelanden
- Ibruktagandet är indelat i administrativt och tekniskt ibruktagande.
- Det administrativa ibruktagandet omfattar bl.a. utformning av kundstigar och interna processer, planering av meddelandenas innehåll, personalutbildning och utarbetande av en kommunikationsplan.
- Det tekniska ibruktagandet fokuserar på att bygga upp och testa integrationen. Systemleverantören eller ICT-experterna stöder det tekniska ibruktagandet.
7. Kontinuerligt underhåll och vidareutveckling
Prioritera digitalt ‑projektet innebär en samhällelig förändring som förnyar den offentliga förvaltningens elektroniska tjänster och ökar medborgarnas förväntningar på att kommunikationen i första hand är digital. Förändringen förutsätter att er organisation fortsätter att utveckla sina arbetssätt, driver ett kontinuerligt förbättringsarbete och utökar användningen av Suomi.fi‑meddelanden även framöver.